Você tem armazenado seus arquivos fiscais com segurança?

Se você tem uma empresa que emite nota fiscal eletrônica, esse artigo é para você! Toda empresa, principalmente varejista, emite nota fiscal de venda, de devolução, entre outras. Até aí, tudo bem, mas quando chega o fim do mês é sempre um desafio validar os status das notas para enviar para contabilidade e fazer a conferência com a Sefaz para providenciar as obrigações fiscais.

Para o empresário, fica a responsabilidade de armazenar por longos 5 anos aqueles arquivos XML, que a lei obriga. Muitas vezes isso é um desafio, pois nem sempre há um lugar seguro ou de fácil acesso para manter e consultar esse volume de arquivos. Muitas vezes o custo fica inviável para guardar esse grande volume de notas.

Aí que entra a nuvem! Sim, a computação em nuvem, também conhecida como cloud computing. Essa solução já existe há algum tempo no mercado e tem ganhado visibilidade para o comércio varejista. Porém, antes de partir para a clímax desse texto, que tal entender o motivo para usar o armazenamento em nuvem?

O que é esse arquivo XML e por que você deve guardá-lo por tanto tempo?

O XML nada mais é do que o formato digital da nota fiscal que empresário emite ao realizar uma venda. Esse documento é transformado em DANFE, ou seja, a notinha que o cliente recebe ao final da compra. Em resumo, o XML é um arquivo que contém os dados que são transmitidos à Sefaz (Secretaria da Fazenda).

Certo, mas por que é necessário guardar esse tal arquivo que a Sefaz já recebeu?

Conforme instituído pela Cláusula Décima do Ajuste SINEF 07/2005, “o emitente e o destinatário deverão manter a NF-e em arquivo digital, sob sua guarda e responsabilidade, pelo prazo estabelecido na legislação tributária, mesmo que fora da empresa, devendo ser disponibilizado para Administração Tributária quando solicitado. Caso as empresas não guardem os devidos arquivos estarão passíveis de autuações que podem ultrapassar R$1000,00 por documento perdido, pois a fiscalização vai exigir o arquivo.
O prazo para guardar o arquivo XML é de 5 anos de calendários fechado mais o ano corrente.”

Agora que já sabemos o motivo de guardar esses XMLs por tanto tempo, então aí que entra a nossa parceira nuvem!

Como manda a legislação tributária, o empresário tem por obrigação armazenar o arquivo digital da nota por 5 anos. E que lugar melhor do que a nuvem para fazer essa guarda?

O serviço de cloud voltado para o nicho fiscal possui algumas empresas especializadas nesse tipo de armazenamento, que podemos chamar até de “inteligente”, pois facilita a vida do empresário e do contador. Essas empresas contam com ferramentas que, além de armazenar os arquivos, disponibilizam consultas objetivas e compartilhamento da informação por meio de e-mail, por exemplo, além do gerenciamento do tipo de documento fiscal armazenado.

Uma dessas empresas, que já é especialista em varejo e oferece segurança e confiabilidade para seus clientes, é a Linx, que possui uma oferta completa para a experiência do varejista. Por meio da sua suíte de tecnologia, Linx Bridge, é possível guardar seus documentos com muita segurança e confiabilidade. Para saber mais sobre esse produto, entre em contato com o time da Linx.