Redução de custos na farmácia: confira as melhores práticas!

A gestão de gastos é um desafio para todos os segmentos. Especialmente, porque a redução de custos precisa ocorrer com um direcionamento estratégico, a fim de não comprometer a qualidade dos produtos e serviços prestados.

Se essa deve ser uma preocupação em diferentes atividades, ela é ainda maior em uma farmácia, afinal é preciso manter processos de qualidade e a segurança na manipulação dos produtos. Do contrário, qualquer acidente pode comprometer a reputação da marca, gerando problemas difíceis de resolver.

Além disso, estamos no final do ano, o que não combina com custos altos. Vamos às dicas? Confira!

Mapeie fontes e aplicações de recursos

Administrar uma farmácia demanda um controle preciso das despesas, das fontes de recursos e aplicações dadas a eles. Escolhas equivocadas podem gerar altos custos de oportunidade — o percentual relativo à diferença entre a aplicação em uma atividade ou outra.

Por exemplo, se a farmácia compra um veículo para entregas de medicamentos em invés de investir na divulgação dos seus serviços. Em casos assim, é importante saber de onde o dinheiro entra e para aonde vai, com precisão e confiabilidade.

Encontre os centros de custos da farmácia

Fazer esse mapeamento de modo genérico é muito difícil. Quando você separa as despesas por centros de custo, pode fazer análises sintéticas e analíticas. Por exemplo, você pode consultar relatórios que indiquem quais os centros de custo que mais geram despesas, o que corresponde ao resultado sintético (resumido).

Com base no que identificou, você pode desejar consultar as despesas que se somam nesses centros de custo mais representativos, para levantar as despesas mais influentes neles, que é uma apresentação mais analítica, detalhada, dos dados sobre custos.

A grande vantagem dos centros de custo é poder avaliar o orçamento de um modo que facilite a análise, pois quando você observa as despesas misturadas, fica mais difícil ter uma visão holística dos dados. Ao invés de olhar para o todos os gastos, o decisor acaba concentrado em setores ou tipos específicos de despesas, que parecem mais importantes.

Projete o seu fluxo de caixa e analise cenários

Com os relatórios e demonstrativos gerados a partir do agrupamento dos custos, você consegue observar a margem de lucro, que consiste em:

• ponto de equilíbrio: o mínimo que a farmácia precisa vender para pagar os custos fixos como o aluguel;
• demonstrativos de resultado: são os relatórios gerenciais que permitem uma avaliação dos resultados gerais do negócio; e assim por diante.

Contudo, apesar de a lucratividade ser um requisito fundamental, também é preciso considerar a liquidez e a segurança. Investimentos de risco elevado sempre têm maiores chances de um prejuízo significativo. Do mesmo modo, ocorre problema com farmácias que nunca têm dinheiro em caixa no momento necessário para pagar as contas.

Elas apresentam um problema de liquidez, também têm gastos superiores no pagamento de juros e até na negociação com fornecedores, que podem aumentar o preço ou dificultar descontos, para se proteger de atrasos.

É para isso que serve o fluxo de caixa. Ele organiza as entradas e saídas de um modo que permite identificar os períodos com problema, negociar os pagamentos e, se for necessário, elaborar um plano orçamentário para equilibrar entradas e saídas.

Depois de colocado em prática, fica muito mais fácil administrar a farmácia, você negocia prazos com fornecedores de acordo com a disponibilidade de caixa e consegue melhorar a reputação no mercado.

O planejamento de estoques também pode ser feito com mais precisão, considerando não apenas as vendas do mês, mas também o total de dinheiro que está parado nas prateleiras na forma de produtos. Esse ajuste pode trazer um retorno significativo, dependendo da forma como esse número é definido e controlado, em muitos casos, equilibrando o fluxo de caixa.

Integre as ferramentas e sistemas financeiros

A tecnologia diminui custos operacionais de modo expressivo, especialmente quando você adota recursos de automação. Do ponto de vista das teorias econômicas, é o aumento da produtividade o principal fator de crescimento financeiro. Por exemplo, se uma fábrica produz 10 unidades de um determinado produto e, com os mesmos recursos, conseguir aumentar o resultado para 15 unidades, ela amplia em 50% seus ganhos.

Basicamente, é isso que as boas tecnologias fazem: mais com menos. Mais controle com menos pessoas dedicadas às tarefas operacionais de controle de gastos. Porém, isso não significa, necessariamente, menos pessoas trabalhando no setor, o que reflete um ganho muito maior.

Como as atividades mais operacionais sendo otimizadas pela tecnologia como na hora de emitir um cupom, processar um pagamento ou dar baixa no estoque, por exemplo, os colaboradores podem se dedicar as tarefas mais estratégicas. Assim, eles dedicam sua atenção com os gastos e procedimentos que podem reduzir os custos.

Aproveite todo o potencial da tecnologia

Podemos facilmente detalhar o modo como a tecnologia ajuda farmácias porque dedicamos mais de um milhão de horas em pesquisa e desenvolvimento. É esse esforço que pode encontrar os problemas mais impactantes, com prioridade de solução, para que possam ser aplicadas soluções específicas e com maior potencial de resultados.

O foco em necessidades específicas do seu segmento de atuação aumenta significativamente os resultados e ganhos, potencializando a rentabilidade e descomplicando processos.

Além disso, estamos em um momento determinante, que foi acelerado em razão da pandemia, que é a transformação digital. Para se adequar, é preciso começar por estruturar tecnologicamente a farmácia. Do contrário, todos os processos paralelos vão ficar cada vez mais rápidos e ágeis, enquanto a farmácia mantém lentos o ritmo e dinâmica. Em outras palavras, o maior custo de não usar todo o potencial da tecnologia será o de tornar o negócio obsoleto.

Para finalizar, o fato que precisa estar claro é o de que é fundamental manter o controle financeiro da farmácia, especialmente diante de cenários incertos, de forma a garantir a redução de custos de modo equilibrado, ou seja, sem comprometer a qualidade e o bom atendimento. Cada uma dessas demandas, depende de integração e expertise dos seus sistemas de controle para serem atendidas.

Entre em contato e conte com nossa equipe para ajudar a avaliar essa possibilidade para a sua farmácia!