Pagamentos recorrentes: uma solução para a gestão das finanças da escola

Ao oferecer a possibilidade de pagamentos recorrentes, a escola reduz a inadimplência dos alunos em 30%, ganha eficiência e reduz custos. Saiba mais sobre essa modalidade. 

Os meios de pagamento se tornaram uma avenida de inovações e oportunidades de crescimento para as empresas. A digitalização dos negócios criou possibilidades para que todo segmento de mercado ganhasse agilidade, eficiência e produtividade – e com as escolas particulares não é diferente. 

Embora esse não costume ser um tema sujeito a muito pensamento estratégico, já que a abordagem convencional é “vamos simplesmente acompanhar o que o mercado está fazendo”, a realidade é que as empresas que têm um olhar mais analítico e criativo sobre os meios de pagamento conseguem encontrar oportunidades importantes para melhorar seus negócios. 

Por isso, analisar bem cada meio de pagamento utilizado – e incentivar o uso daqueles que dão melhor retorno – é uma forma certeira de trazer mais segurança, produtividade, eficiência e redução de custos. Esse uso estratégico dos meios de pagamento também ajuda a passar com mais tranquilidade por momentos difíceis do mercado – como períodos de alta inadimplência 

Outra vantagem é a capacidade que as escolas ganham de conhecer melhor seus clientes – e adaptar os meios de pagamento para que ofereçam mais praticidade, conveniência e facilidade de pagamento. Por isso, quem cuida da gestão dos seus meios de pagamento tem grandes oportunidades para se destacar no mercado. 

Conheça cada meio de pagamento 

À primeira vista, oferecer todos os meios de pagamento para os clientes parece ser a melhor opção. Afinal de contas, dessa maneira é possível atender o público de todas as formas, em qualquer situação. Um olhar mais aprofundado, porém, mostra que nem sempre essa é uma boa ideia. 

Cada meio de pagamento tem suas características e, com isso, oferece vantagens e desvantagens para a operação de uma escola. Por isso, é preciso avaliar bem o impacto que cada opção oferecida aos clientes tem sobre os processos internos, o trabalho das equipes, a segurança do negócio, a estrutura de custos e a rentabilidade da operação. 

Aqui vão alguns exemplos importantes: 

1. Dinheiro

O uso de dinheiro vivo é a forma mais tradicional de recebimento de pagamentos nas escolas. Nessa modalidade, é preciso destacar pessoas para receber os pagamentos dos alunos, pais e responsáveis que pagarão presencialmente. É uma atividade que toma tempo dos profissionais, ocupa um espaço importante na escola, pode causar transtornos por causa das filas e, certamente, gera insatisfação dos clientes. 

Como se não bastasse, o recebimento de pagamentos em dinheiro atrapalha outras atividades de gestão financeira (pois os profissionais destacados para receber o pagamento e fazer a conferência acabam se dedicando exclusivamente a isso) e gera medidas adicionais de segurança, uma vez que uma escola que opera com muito dinheiro pode ser alvo de ações criminosas. 

Indo além, o uso de dinheiro gera a necessidade de contabilizar esse dinheiro, armazenar, organizar e levar ao banco – sempre com riscos à segurança. Por fim, o registro dos pagamentos acontece de forma manual, demandando mais tempo e estando sujeito a erros operacionais. 

2. Cheques

Talvez você esteja se perguntando “e quem usa cheques hoje em dia?”. Pois é… Mas essa continua sendo uma possibilidade, que gera os mesmos problemas operacionais e de segurança do dinheiro vivo, com uma desvantagem extra: com o dinheiro, tem-se a certeza de que o pagamento está feito. Os cheques só valem quando são compensados – até lá, sempre existe a possibilidade de inadimplência. 

3. Boletos bancários

Em relação às duas primeiras opções, o boleto bancário otimiza a operação financeira da escola. Por outro lado, outros custos passam a acontecer: é preciso imprimir os boletos, enviar o documento para os responsáveis pelo pagamento (via e-mail ou correios), registrar os valores e disponibilizar pessoas para atender pais e alunos que preferem pagar o boleto “na boca do caixa”, em vez de usar a rede bancária. 

Como se não bastasse, há taxas de cobrança bancária, é preciso organizar a geração dos documentos e lidar com questões de inadimplência – muitas vezes por problemas operacionais. Não é nada bom correr o risco de que uma greve dos correios prejudique o fluxo de caixa da escola. 

4. Cartões de crédito ou débito

Os inconvenientes dessas opções fazem com que o uso de cartões de crédito ou débito seja crescente. Nesse caso, continuam ocorrendo as situações de fila e necessidade de ter colaboradores dedicados ao recebimento dos pagamentos, com o agravante das taxas cobradas pelas operadoras das maquininhas. Já no caso dos cartões de crédito, o uso de parte do limite dos clientes dificulta a cobrança por períodos longos (como um parcelamento em 6 ou 12 meses). 

5. Pix

O Pix, sistema de pagamentos instantâneos do Banco Central, foi lançado no fim de 2020 e ocupa uma posição de destaque no mercado brasileiro. Ele traz vantagens como a facilidade de gestão e o recebimento em tempo real (que favorece o fluxo de caixa da escola), mas dá ao pagador o trabalho de fazer a transferência todos os meses (ou programar uma transferência mensal, caso o app do banco ofereça essa possibilidade). 

Do ponto de vista da gestão da escola, se não houver um sistema de automatização do Pix e de conciliação de pagamentos em tempo real, será preciso fazer o registro manual dos recebimentos. 

6. Pagamentos recorrentes

O ideal é contar com um meio de pagamento que conte com as vantagens dos outros meios de pagamento (praticidade, conveniência para o cliente, facilidade de gestão para a escola), sem as desvantagens de cada um deles (insegurança, possibilidade de inadimplência, custos operacionais). É o que acontece com os pagamentos recorrentes. 

Oferecido por meio do Sponte Pay, a ferramenta de pagamentos do sistema de gestão financeira Sponte, o pagamento recorrente não ocupa espaço no limite do cartão de crédito do cliente, automatiza os pagamentos, diminui a inadimplência em aproximadamente 30% e elimina as filas imensas nas escolas nos dias de vencimento das mensalidades. Além disso, evita questões como a necessidade de conciliação de pagamentos e erros operacionais, uma vez que a equipe da escola não precisa realizar nenhuma ação para que o pagamento aconteça. 

Outra grande vantagem é a questão da segurança. O modelo de pagamentos recorrentes da Sponte envia um link de pagamento para o cliente, que faz o cadastramento de seus dados diretamente com a operadora do cartão. A escola não acessa os dados do cartão e, dessa forma, não expõe o cliente a riscos desnecessários. 

Esse meio de pagamento, fácil e intuitivo, também corta os custos com a operadora do cartão de crédito e aumenta a retenção dos alunos, já que a renovação se torna muito simples: é só dar continuidade à recorrência do pagamento. 

Parceria Sponte e Visa

Vale ressaltar também a parceria estratégica entre a Sponte e a Visa, que oferece aos portadores de cartões de crédito Visa uma série de vantagens exclusivas.  

Ao utilizar o Sponte Pay, os clientes que possuem cartões Visa podem desfrutar de todos os benefícios Visa, além das comodidades oferecidas pelo pagamento recorrente. 

Os portadores de cartões de crédito Visa têm acesso a promoções e sorteios exclusivos, além da possibilidade de acumular pontos que podem ser trocados por diversos benefícios. Por meio do programa Vai de Visa, os clientes também podem aproveitar ofertas especiais e vantagens em estabelecimentos parceiros. 

A digitalização dos negócios cria possibilidades interessantes para o aumento da retenção, a diminuição da inadimplência, a geração de um negócio mais eficiente e ganho de produtividade na escola. São vantagens para a gestão financeira e para a experiência de pais e alunos. 

Quer saber mais sobre o Sponte Pay e aproveitar as vantagens dos pagamentos recorrentes para sua escola? Então fale com a gente.