O que é One on One e como melhorar a performance do seu time?

Transparência, privacidade e empatia. Hoje, falaremos sobre uma das práticas mais importantes para diagnosticar problemas em uma gestão. Afinal de contas, a sua empresa faz reuniões One on One? Caso ainda não conheça o conceito, saiba que não há problemas.

O objetivo é apresentar as vantagens dessa técnica para a sua gestão. Para isso, explicamos tudo que é importante no tema. Aqui, você entenderá o que é uma reunião One on One, como isso funciona e como implementar essa prática na sua operação. Então, não perca tempo e acompanhe!

O que é One on One?

One-on-one, um a um ou tête-à-tête. Em comum, todas essas expressões significam a mesma coisa — uma conversa privada entre dois indivíduos. É disso que se trata a técnica One on One, que combina privacidade, individualidade, sinceridade e empatia em um momento de comunicação.

A técnica é muito utilizada sobretudo na gestão de equipes que desempenham tarefas importantes. Com o One on One, é mais fácil extrair a percepção honesta e individual das pessoas, e assim, elaborar um diagnóstico preciso sobre a eficiência dos trabalhos, o engajamento da equipe e a moral dos colaboradores.

Como isso funciona?

A necessidade por reuniões One on One varia muito conforme a empresa e o tipo de operação. Geralmente, a técnica é utilizada para acompanhar o desempenho e a percepção de pessoas em um time de alta performance, como uma equipe de desenvolvimento ou um squad de vendas.

Geralmente, quem chama os colaboradores para esse bate-papo são os chefes de departamento. Então, os heads de TI, marketing, design, e por aí adiante, ficam responsáveis por receber e dialogar com os profissionais de seu setor.

O objetivo dessa conversa, que dura entre 30 minutos e uma hora, é permitir que o gestor tenha uma visão panorâmica sobre o departamento, observando o engajamento entre os colegas de equipe, o andamento dos projetos e os desafios individuais de cada colaborador.

Por conta da privacidade, as conversas One on One são excelentes para captar as aflições mais verdadeiras de cada funcionário. Dessa forma, a gestão evita amenidades e descobre o que realmente importa, tanto para a eficiência na realização dos projetos, como para a saúde e produtividade dos funcionários.

Como descrevemos acima, as reuniões One on One são periódicas e, portanto, podem ser realizadas uma vez a cada mês, quinzena ou semana, a depender da necessidade de acompanhamento e adaptação. No fim das contas, o que importa é reconhecer o valor dessa prática para a sua gestão.

Por que o One on One é tão importante?

Em nossa visão, a técnica beneficia a todos. Com essas reuniões, as empresas conseguem uma supervisão mais precisa e atualizada sobre a sustentabilidade de suas equipes e o andamento de seus projetos e, com isso, ganham mais eficiência na hora de decidir novos métodos, contratações e estratégias.

O mesmo vale para os funcionários. Com as conversas One on One, os colaboradores sabem que têm lugar, espaço e momento de confidencialidade — onde podem reportar aflições e ansiedades — e, com a mesma empatia e respeito, podem receber feedbacks e sugestões construtivas para aprimorar seus trabalhos.

No fim das contas, as reuniões One on One são importantes por oferecerem algo cada vez mais escasso, que é a privacidade. Afinal, não são todos os colaboradores que gostam, ou até mesmo sabem como absorver feedbacks negativos em reuniões gerais. E o mesmo vale para a confidencialidade.

As reuniões gerais não oferecem um cenário adequado para que as pessoas opinem com total honestidade. Para quem chefia um departamento, é importante saber entender essa realidade e aproveitar a confidencialidade para descobrir o que realmente acontece dentro de cada projeto e departamento.

E aqui nem falamos de denúncias de assédio ou situações desse tipo. Afinal, esse é o tipo de evento que deve ser reportado diretamente à gestão de recursos humanos. Na realidade, o One on One funciona muito bem para captar desavenças e incompatibilidades entre membros de uma equipe.

Obtendo todos os pontos de vista e “montando o quebra-cabeça” completo, a gestão consegue decidir com segurança pela realocação dos colaboradores, criando times compatíveis e aptos à realização das tarefas, minimizando atritos e maximizando a produtividade.

Quais são seus impactos?

Cumplicidade, respeito e transparência. Em nossa visão, esses são os principais benefícios da implementação dessa prática na sua gestão. Cumplicidade e respeito são benefícios complementares e que surgem pelos mesmos motivos.

Por conta da confidencialidade e da dedicação individual, os colaboradores se sentem respeitados e ouvidos pela gestão, eliminando ou, pelo menos, amenizando qualquer percepção de distância entre as equipes e a supervisão.

Em seguida, destacamos a transparência. Com o tempo, os colaboradores captam a importância dessas reuniões, pois percebem mudanças sendo feitas a partir dessas discussões. Com isso, as reuniões se tornam cada vez mais transparentes, ágeis, sinceras e objetivas.

No fim das contas, as reuniões One on One acabam aprimorando os principais indicadores de performance da sua operação, tanto os individuais como os coletivos. Por isso, a prática vem ganhando força nos últimos anos, sobretudo em empresas modernas, de metodologia ágil, e adeptas de inovação, dados e tecnologia.

Como fazer o One on One?

O primeiro passo é reconhecer que qualquer gestão pode realizar o One on One, e que isso independe do formato de trabalho, como home office ou presencial. O segundo passo é definir a periodicidade. Geralmente, uma reunião por mês já é suficiente para garantir o alinhamento das suas equipes.

No entanto, a depender da complexidade dos projetos e da entrada de novos membros, essa periodicidade pode mudar, mas, no fim, isso depende apenas da sua operação. Depois, é importante agendar essas reuniões. Existem gestões que tiram dias apenas para realizar esses contatos.

Isso é comum, ainda mais se considerarmos que cada One on One pode ter entre 30 minutos e 1 hora. Então, multiplique essa duração pelo número de colaboradores, e você tem o tempo médio estimado que você gastará com todas as reuniões. Com isso, você pode definir um horário para cada funcionário.

Por fim, é importante definir uma pauta para a reunião. Conversas de feedback podem ser Revisão de Performance, enquanto discussões específicas sobre o andamento de projetos podem ser Análise e Soluções para a Conclusão do Projeto. Isso você determina de acordo com o tema e necessidade das suas reuniões.

Essa definição de pauta é muito importante para baixar a guarda dos colaboradores. É importante discutir apenas o que se define em pauta, pois assim você ganha a confiabilidade dos colaboradores, que sabem que não serão pegos de surpresa por uma discussão ou enfrentamento para o qual não estavam preparados.

Por fim, também vale a pena investir em soluções para RH. Com plataformas específicas para a gestão de pessoas, é possível comunicar e agendar essas reuniões com maior transparência, precisão e periodicidade. Além de, claro, ganhar maior controle estatístico e informacional para a sua gestão.

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