Quais são as obrigações acessórias do varejo para 2022?

Veja quais são as principais datas do calendário de obrigações acessórias 2022 e como se preparar para ter mais eficiência no envio dos relatórios e pagamentos de impostos

Toda empresa está sujeita a uma série de determinações fiscais e tributárias, que precisam ser cumpridas de tempos em tempos. Embora essas obrigações variem de acordo com o regime fiscal da empresa, cumprir o calendário de obrigações é essencial: espera-se que todo negócio apure e pague seus impostos, além de enviar relatórios aos órgãos competentes sobre diferentes aspectos da operação.

As obrigações podem ser divididas em dois grupos:

1) Obrigações principais

As obrigações principais do negócio são a apuração e o pagamento dos impostos, tributos, encargos e contribuições, que variam de acordo com a atividade da empresa e seu regime tributário (lucro real, lucro presumido, Simples Nacional).

2) Obrigações acessórias

As obrigações acessórias, por sua vez, são relatórios exigidos pelas autoridades (governo federal, estados e municípios) para conhecer os dados que foram usados pelas empresas para apurar as obrigações principais. Elas também variam de acordo com o regime tributário de cada empresa.

Entre as principais obrigações acessórias estão:

• Confecção e envio de declarações fiscais;
• Confecção e envio de declarações sociais;
• Demonstrações contábeis;
• Emissão de notas fiscais de venda de mercadorias ou serviços;
• Emissão de guias de recolhimento de tributos;
• Escrituração dos livros fiscais;
• Folha de pagamento e contracheques.

Calendário de obrigações acessórias 2022

O governo federal, estados e municípios são responsáveis pela definição das obrigações acessórias que cada empresa deve cumprir, além do prazo de entrega de cada obrigação e das multas que são aplicadas às empresas que não cumprem esses prazos. As empresas que não apresentam suas obrigações acessórias também podem ser consideradas irregulares e, em casos mais sérios, proibidas de continuar suas atividades.

O melhor caminho para garantir que sua empresa está 100% atenta ao calendário de obrigações é contar com a assessoria de um contador, que será capaz de identificar as regras que valem para o seu negócio, bem como os prazos. O uso de softwares geradores de obrigações acessórias também ajuda a empresa a garantir que os prazos serão cumpridos.

Os prazos de entrega das obrigações acessórias podem ser anuais, semestrais, trimestrais, mensais ou mesmo outros definidos determinados pela lei. A complexidade da produção e entrega das obrigações é mais um fator a levar em conta no uso de um sistema de gestão contábil, que ajude sua empresa a automatizar o negócio.

Obrigações acessórias mensais

De modo geral, as principais obrigações acessórias que precisam ser enviadas mensalmente para os órgãos de fiscalização são as seguintes:

1) Folha de pagamento

Trata-se dos dados sobre salários, Fundo de Garantia por Tempo de Serviço, comissões, adicionais, férias, 13º salário e outros. As informações da folha precisam ser enviadas até o dia 7 do mês seguinte ao de referência para o eSocial.

2) FGTS

O pagamento do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS) deve ser pago por meio da GFIP, uma guia emitida pelo Sistema Eletrônico da Caixa Econômica Federal (Sefip) que automaticamente informa o pagamento à Previdência Social. Neste caso, a data limite é o sétimo dia útil do mês seguinte ao do pagamento da remuneração do trabalhador.

3) Previdência Social

A Guia da Previdência Social (GPS) é emitida no site da Receita Federal para o recolhimento das contribuições previdenciárias dos colaboradores. O pagamento do GPS é feito até o dia 20 do mês seguinte ao do mês de referência.

4) Admissão e demissão de colaboradores

Até 2019, era preciso informar mensalmente ao Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (Caged) quem atuava na empresa. Desde então, o processo foi simplificado e as empresas passaram a enviar ao eSocial a data de admissão ou demissão do colaborador, o CPF e o valor do salário.

5) DARF

O Documento de Arrecadação de Tributos Federais (DARF) é uma guia usada para pagar encargos e tributos à Receita Federal. Ela é utilizada, por exemplo, para recolher até o dia 20 de cada mês o Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF) referente à remuneração dos colaboradores no mês anterior.

6) DAS

No caso das empresas enquadradas no Simples, o Documento de Arrecadação do Simples Nacional (DAS) é usado para cobrar, até o dia 20 de cada mês, os impostos sobre o faturamento do mês anterior. Empresas que não possuíram movimento no mês analisado ficam isentas de impostos.

Obrigações acessórias anuais

As obrigações anuais se referem a documentos que consolidam informações mensais ou que registram dados em horizontes de tempo mais amplos. Entre elas estão:

1) RAIS

A Relação Anual de Informações Sociais (RAIS) foi descontinuada junto com o Caged e substituída pelo eSocial. Até 2019, era preciso enviar essa obrigação acessória entre os meses de março e abril.

2) DIRF

A Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF) costuma ser a primeira declaração obrigatória anual a ser entregue no final do mês de fevereiro. É por meio dela que as empresas informam à Receita Federal o total recolhido em Imposto de Renda, além de dados relacionados às deduções fiscais.

3) Informes de Rendimentos

Os informes de rendimentos de tributos retidos na fonte também precisam ser entregues até o final de fevereiro. É com esses informes que os colaboradores da empresa poderão solicitar restituições e descontos em suas declarações de Imposto de Renda (que costumam ter o final de abril como prazo final de envio das declarações).

4) DEFIS

A Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais (DEFIS) vale para as empresas que atuam no Simples e precisa ser entregue até o dia 31 de março, com as informações relativas ao ano anterior. A DEFIS é usada pelo governo federal para garantir que as empresas enquadradas no Simples recolhem corretamente seus tributos e ainda apresenta as despesas da empresa, a distribuição societária e a quantidade de colaboradores, entre outros detalhes.

Garantir que seu calendário de obrigações esteja atualizado é a melhor forma de se organizar e evitar o pagamento de multas. O uso de sistemas de gestão fiscal ajuda as empresas a controlar melhor todas as obrigações acessórias e ter certeza de que qualquer mudança nas regras seja rapidamente adotada pelo negócio e não cause prejuízos ao negócio.

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