Minha NF-e foi denegada: e agora?

Saiba o que fazer quando sua nota fiscal é denegada. Esse é um problema para seu negócio? Como resolver quando isso acontece?

No dia a dia da operação de qualquer negócio, é comum passar por situações inesperadas. O que diferencia o sucesso de um problema é a capacidade de resolver as situações rapidamente. Na emissão de documentos fiscais, um bom exemplo acontece quando uma nota é denegada.

Essa não chega a ser uma situação incomum e, por isso, é preciso estar preparado e agir rapidamente. Uma nota fiscal é denegada pela Sefaz quando uma irregularidade fiscal é identificada, tanto no emitente quanto no destinatário. Como a denegação acontece no momento do registro da nota na Sefaz, a notificação para o emitente só chega quando o registro já foi feito e o status de denegação é considerado definitivo, não é possível nem reverter, nem reutilizar o documento fiscal.

A nota fiscal denegada é diferente da nota rejeitada, uma vez que notas rejeitadas podem ser corrigidas e reenviadas com a mesma numeração. A Sefaz indica o erro que levou a nota a ser rejeitada (existem quase 600 possibilidades, como dados incorretos, falhas nos cálculos ou destinatário não cadastrado) e, por isso, é possível fazer a correção sem grandes dificuldades.

Motivos para uma nota fiscal ser denegada

Uma NF-e pode ser denegada por pelo menos três motivos:

• Irregularidades do emissor da NF-e com o Fisco;
• Irregularidades do destinatário da NF-e com o Fisco;
• O destinatário da NF-e não está habilitado a operar naquela Unidade da Federação.

Para solucionar o problema, é preciso consultar a Sefaz do estado da parte onde a questão aconteceu. Como a denegação pode ocorrer tanto em operações intraestaduais como interestaduais, pode ser preciso consultar a Sefaz de outra região do País.

Entre as principais irregularidades que podem acontecer tanto do lado do emissor quanto do destinatário estão:

• Inscrição Estadual suspensa, cancelada ou em baixa;
• Cadastro desatualizado na Sefaz;
• Inadimplência de impostos;
• Uso do número de uma nota fiscal que já foi denegada;
• Falta de autorização para prestação de serviços naquele estado do Brasil.

A notificação de denegação da nota, feita pela Sefaz, indica se o problema aconteceu no emissor, no destinatário ou se diz respeito ao número da NF-e. Dessa forma, é possível acessar a respectiva Sefaz para tomar conhecimento das causas da denegação.

É importante destacar que cada estado pode definir diferentes critérios para a situação de irregularidade que leva à denegação. Por isso, contatar a Secretaria da Fazenda do seu estado (ou do estado do destinatário da NF-e) é uma forma de se precaver contra a denegação.

Como resolver uma nota fiscal denegada

Uma vez recebido o aviso de denegação da nota fiscal e identificado quem está irregular perante o Fisco, é preciso entrar em contato com a Sefaz para regularizar a situação. É importante ressaltar que o emissor não pode solucionar um problema do destinatário – no máximo alertar que existe uma pendência.

É possível acessar o site do SINTEGRA para visualizar se sua empresa ou o destinatário está com irregularidades na Inscrição Estadual (entre no site, escolha o estado e digite o número do CNPJ). Caso exista alguma pendência, informe o destinatário da nota – ou, se você estiver com a pendência, resolva-a o mais rapidamente possível para que possa voltar a emitir os documentos fiscais.

Desse ponto em diante, a parte irregular precisa acessar sua Sefaz para regularizar a situação – somente depois disso será possível emitir uma nova NF-e.

Quando o número de notas fiscais emitidas é pequeno, a empresa pode lidar individualmente com os fornecedores ou clientes para solucionar o problema. Mas, com o crescimento do negócio, esse processo manual pode reduzir a produtividade e atrapalhar o desempenho da empresa. É por isso que soluções tecnológicas que automatizem a emissão de notas fiscais são uma ferramenta importante: elas permitem acelerar a solução de problemas e criam fluxos claros de informação, para que qualquer pendência seja identificada e encaminhada rapidamente.

Cuidados adicionais com notas fiscais denegadas

Um erro frequente é acreditar que uma nota denegada não precise ser registrada ou armazenada. A Lei 5.172 do Código Tributário Nacional, porém, determina que mesmo notas denegadas precisam ser registradas e mantidas em arquivo por um período de 5 anos, além do ano de emissão (ano vigente).

O caminho mais eficiente e produtivo é evitar que a denegação da nota aconteça. Para isso, uma solução eficaz é a automação tecnológica. Sistemas de gestão fiscal contam com recursos que mantêm e higienizam seus cadastros em lote, aceleram a identificação de irregularidades antes do envio da NF-e e evitam o trabalho de denegar a nota.

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