Migração de sistema: tudo o que você precisa saber!

Fazer a migração de uma plataforma tecnológica não envolve somente tecnologia, e pode ser uma decisão crucial para o seu negócio. Saiba como preparar seu varejo de proximidade.

Substituir a plataforma tecnológica do seu negócio nunca é uma decisão simples. Como um valor significativo foi investido no atual sistema, a tendência é tentar fazer com que a solução funcione pelo máximo de tempo, até o ponto em que já não atende às necessidades da gestão e começa a atrapalhar a operação do varejo de proximidade.

Como se não bastasse, os colaboradores já estão acostumados com as características do sistema. Substituir a plataforma fará com que o time tenha que se adaptar ao novo software. Com frequência, o período de transição para o novo sistema impacta a operação do comércio, podendo gerar mais filas no caixa, mudanças em processos de retaguarda e na logística.

Por isso, fazer a migração do sistema da loja é sempre uma questão delicada. Antes, durante e depois da implementação, é preciso estar atento a vários aspectos para que a migração de sistema gere bons resultados para seu negócio.

Antes da migração de sistema: planeje, planeje, planeje

A migração de sistemas não é algo que deva ser feito sem planejamento. Os impactos sobre o negócio são profundos e, por isso, é preciso mapear tudo o que mudará com a nova plataforma. Isso inclui:

• Funcionalidades: que recursos o novo sistema precisa ter, quais o sistema atual não possui e quais hoje não têm boa performance;
• Busque ganhos imediatos: planeje a implantação de tal maneira que os resultados sejam vistos assim que o novo sistema entre no ar. O salto de qualidade com a nova plataforma aumenta o engajamento e estimula a inovação no negócio;
• Escolha da plataforma: com as funcionalidades definidas, busque em todo o mercado quais são os sistemas que atendem suas necessidades atuais e que podem receber upgrades de forma simples;
• Impacto sobre outros sistemas: é comum que a migração de um sistema tenha consequências em outras áreas do negócio. Um sistema de PDV, por exemplo, pode exigir tempo e investimentos na integração com o ERP. Contratar uma empresa que possui uma plataforma completa de soluções para o varejo de proximidade minimiza esse impacto.
• Pessoas: quantos profissionais serão alocados em tempo integral na migração, quantos precisarão ser acionados pontualmente, quantos terão papel consultivo;
• Prazos: é importante planejar a migração de sistemas para períodos menos críticos da operação do negócio. Você não irá querer correr o risco de ter seu sistema instável ou fora do ar às vésperas do Natal, por exemplo.

Durante a migração: cuide de todas as variáveis

Uma vez ultrapassada toda a fase de planejamento e contratado o novo fornecedor, é hora de executar o plano. E, como acontece com todo plano, dificilmente tudo acontecerá 100% como o esperado. Por isso:

• Conte com os imprevistos: considere prazos mais elásticos que o necessário, para ter “uma gordura para queimar” se for preciso revisar alguma coisa. Se os prazos estiverem muito apertados, qualquer problema pode prejudicar seus planos;
• Execute para hoje e para o futuro: o novo sistema não deverá resolver seus problemas somente hoje, mas também nos próximos anos. Por isso, estruture sua operação para que ela possa aproveitar os benefícios desde o primeiro momento.
• Change management: fazer a gestão da mudança é essencial para o sucesso do projeto. É natural que pessoas fiquem inseguras, achando que a modernização do sistema pode prejudicar seu trabalho (ou tirar seu emprego). O ser humano não gosta de mudanças, especialmente quando não sabem o que virá pela frente. Trabalhe bem a comunicação da mudança, explicando os motivos da migração e seus benefícios não somente para a empresa como um todo, mas também para o dia a dia do time.
• Treinamento: o ideal é que toda a equipe esteja treinada antes do go live do projeto. Você não vai querer que seu novo sistema de PDV ou o novo meio de pagamento deixem de trazer resultados desde o primeiro dia porque o vendedor não sabe como usar. Por isso, invista no treinamento da sua equipe.

Após a migração: acelere rápido

O go live não encerra a jornada da migração de sistemas. Do ponto de vista do negócio, esse é só o começo. E o ideal é que, desde o dia 1 da nova solução, a empresa possa obter grandes benefícios. A dica é acelerar o mais rápido possível:

• Obtenha feedback: ouça colaboradores e clientes para saber se os pontos de melhoria pretendidos realmente se concretizaram. Verifique se os ganhos estão de acordo com o que era esperado, especialmente na experiência do cliente.
• Estimule a inovação: quando bons resultados acontecem, a equipe se sente estimulada a manter esse bom impulso. Por isso, estimule seu time a encontrar maneiras melhores de executar os processos de negócio, especialmente nos momentos de interação com o cliente.
• Mantenha-se atualizado: a migração de sistemas não deve ser pensada como a compra de um eletrodoméstico, em que, depois de selecionar a melhor opção, você conviverá com aquele mesmo produto por anos. O varejo é dinâmico demais para isso, e atualizações constantes são a melhor maneira de continuar a oferecer uma experiência incrível para o consumidor.

Com um ciclo de planejamento, execução e melhorias contínuas, o varejo de proximidade ganha a capacidade de entender melhor as expectativas dos consumidores e entregar soluções cada vez melhores, aumentando a fidelidade dos clientes e o faturamento do negócio.

A Linx possui uma série de soluções dedicadas à realidade do varejo de proximidade. Entregue conveniência para o seu cliente e facilidade de gestão para você administrar seu negócio de forma simples e eficiente, independente do seu tamanho. Fale com a gente e saiba mais!