3 dicas para tornar a gestão da folha de pagamento mais eficiente

Por Luziene Alves, Analista de Implantação na Linx.

A elaboração da folha de pagamento é item obrigatório para todas as empresas que possuem mão de obra com regime de contratação por meio da CLT – Consolidação das Leis do Trabalho, de acordo com o artigo 225 do Decreto 3048/1999. A empresa é obrigada a elaborar mensalmente a folha de pagamento, promovendo a remuneração devida a todos os funcionários contratados.

Pensando nisso, elaboramos três dicas eficientes para te ajudar nessa importante missão. Confira!

Utilize ferramentas de automatização

Organizar a gestão de uma folha de pagamento é uma tarefa bastante desafiadora, por isso, uma ferramenta de controle é essencial, principalmente quando há um grande volume de informações, sendo processadas de forma manual, o que torna o processo muitas vezes engessado e oneroso para a organização.

Uma alternativa para a melhor gestão da folha de pagamento, é investir em Sistemas de Gestão de Recursos Humanos. Que além de automatizar os processos, também ajudam a reduzir o tempo de execução das tarefas e minimizam os erros causados por informações esquecidas ou calculadas de maneira equivocadas.

Outra possibilidade de gerenciamento de dados da folha de pagamento, é a modalidade BPO (Business Process Outsourcing). Trata-se de um serviço terceirizado, que organiza todas as informações, sendo o principal responsável pelos processamentos da folha de pagamento e emissão das guias de recolhimento de encargos.

A escolha de uma metodologia de gestão, seja ela através de software ou via prestação de serviços, deve levar em consideração a estrutura da empresa, seus recursos disponíveis e análise do nível de conhecimento da equipe. Toda essa transformação digital é necessária, pois reflete a necessidade da empresa de se reinventar, investindo em processos ágeis e seguros.

Mantenha o sistema e os profissionais atualizados com a legislação trabalhista

O gerenciamento de uma folha de pagamento representa uma grande responsabilidade, por ser um processo relevante que envolve a remuneração dos trabalhadores e as responsabilidades legais da empresa perante os órgãos fiscalizadores.

Considerando o cenário que estamos vivendo, onde constantes atualizações acontecem, acompanhar essas mudanças requer um comprometimento maior tanto da empresa como de seus profissionais. Quando uma empresa investe no desenvolvimento de seus recursos, ela acaba por elevar o seu nível de credibilidade, pois demonstra que há uma preocupação com o desenvolvimento de pessoas, que vai além do resultado financeiro esperado. Desta maneira, também podemos citar a relevância de um profissional que investe em seu desenvolvimento, buscando se tornar um diferencial para o mercado de trabalho.

Uma maneira de se manter atualizado é usar a tecnologia ao seu favor, ou seja, buscar por conteúdos disponibilizados gratuitamente nas redes sociais. Porém, é necessário ter cuidado, pois existem vários conteúdos que fogem um pouco da realidade. Por isso, aposte sempre em sites recomendados e confiáveis. Pensando nessa segurança de informação, o blog da Linx possui excelentes conteúdos, com temas diversos e segmentados, relacionados a transformação digital, tecnologia para o varejo e dicas para gestão de recursos humanos. Aproveitem!

Defina prazos e cronogramas

A arte de planejar se baseia na elaboração de planos e ações com antecedência. Esse planejamento vai além da necessidade de definição de datas, pois ele envolve o conhecimento dos processos, a classificação de relevância e a definição dos prazos vigentes para cada obrigatoriedade.

Criar um cronograma é uma maneira simples de organizar processos, pois possibilita separar em etapas cada atividade. Para auxiliar na elaboração do seu cronograma, selecionamos algumas tarefas e definimos para elas uma periodicidade.

Observe:

Processos Diários

Coleta de marcações (Ponto eletrônico)
Lançamentos de Atestados Médicos / Afastamentos
Cadastros de Admissões / Envio eSocial
Programação / Cálculos de Rescisões / envio ao eSocial

Processos Semanais

Programação de Férias
Revisão de períodos de Experiência
Envio de ocorrências de ponto aos gestores

Processos Mensais

Realizar os lançamentos da Folha
Cálculos e Conferência da Folha
Geração de encargos trabalhistas
Fechamento da Folha (eSocial / Dctf-Web)

Após enquadrar os processos, conforme a periodicidade para realização de cada uma delas, é importante definir os prazos, responsáveis e requisitos de cada etapa, como o exemplo abaixo:

Processos Diários: (Todos os dias / das 08hs às 09hs.) – Rita
Processos Semanais: (Realizado toda segunda-feira) – Resp. Amanda
Processos Mensais: (De 25 a 07 do mês subsequente) – Resp. Israel

Com o cronograma definido, é hora de compartilhá-lo, pois é importante que toda a equipe tenha conhecimento dos processos e prazos estabelecidos.

Essa maneira de organizar tarefas, facilita a tomada de decisões, auxilia no mapeamento de processos, aumenta a confiabilidade em relação ao cumprimento dos prazos, e possibilita uma melhor gestão de tempo.

Na Linx, contamos com soluções que atendem as necessidades de todas as áreas da sua empresa. Desde a emissão de documentos fiscais eletrônicos até a gestão de recursos humanos. Com o software completo de Gestão de RH Humanus, simplificamos e otimizamos as rotinas do seu RH, permitindo que você foque nos cuidados do seu ativo mais precioso: as pessoas.

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