6 dicas para melhorar a gestão da folha de pagamento

Fazer uma boa gestão da folha de pagamento nem sempre é uma tarefa simples para diversos profissionais. Afinal, esse trabalho envolve uma série de processos delicados e que não podem contar com nenhum erro.

Sendo assim, o que fazer para garantir que as tarefas de pagamento dos colaboradores da empresa sejam realizadas com sucesso e de forma prática? Neste post, reunimos 6 dicas que todo gestor vai gostar de saber. Acompanhe e descubra como tornar o processo muito mais simples e eficiente!

Qual é a importância de fazer uma boa gestão da folha de pagamento?

O setor de Departamento Pessoal de uma empresa lida com diversas responsabilidades relacionadas à equipe de colaboradores. Dentre elas, a gestão da folha de pagamento é uma das mais importantes, porém, mais complexas, visto que requer muita precisão no lançamento de horários, valores e taxas.

No entanto, fazer um bom trabalho com relação ao pagamento dos colaboradores é indispensável para todo negócio, independentemente do porte. Afinal, existem diversas questões legais e fiscais envolvidas nessa tarefa, tal como a satisfação dos colaboradores.

Tendo em vista esse contexto, é interessante apostar em estratégias que ajudem a minimizar os erros de gestão da folha de pagamentos. Adotar técnicas que permitam aprimorar o processo, integrando as informações de todos os setores, também é uma excelente ideia.

Quais são as 6 dicas que podem ajudar?

É por esse motivo que, a seguir, reunimos 6 dicas que vão fazer a diferença na rotina de gestão de pagamentos de um negócio. Confira!

1. Faça automatizações

Um dos primeiros passos para simplificar um processo é a adoção de métodos que automatizam as tarefas mais trabalhosas e demoradas. A boa notícia é que existem vários sistemas capazes de fazer isso e que oferecem uma menor incidência de erros, comparados às tarefas manuais.

No caso dos pagamentos dos colaboradores, é interessante automatizar os valores referentes aos salários de cada profissional, assim como os benefícios oferecidos pela empresa, como vale-transporte, vale-alimentação, convênio médico, entre outros.

Essa automatização pode fazer parte, inclusive, da área financeira da empresa, permitindo que pagamentos referentes a outras despesas sejam também realizados de maneira automática, sendo necessária apenas a revisão das informações de forma manual.

2. Simplifique

Como visto, os principais desafios da gestão de pagamentos de uma empresa estão relacionados aos diversos detalhes envolvidos nas contas a pagar, como vencimento, impostos e valores. Por esse motivo, quanto mais simplificado for todo o processo, menores serão as chances de erros.

É interessante, nesse caso, organizar uma planilha com todos os pagamentos a serem realizados, classificando-os por ordem de data de vencimento. Tenha anotado também todos os valores de taxas e impostos que se relacionam com essas despesas.

Além disso, sempre que houver um imprevisto ou uma exceção, é importante que seja devidamente relatado, para que todos os profissionais que podem desempenhar a tarefa de pagamento estejam cientes do ocorrido.

3. Adote algumas padronizações

Padronizar os processos também vai ajudar muito a tornar o pagamento dos funcionários mais simples. Uma estratégia é utilizar apenas uma conta bancária para essa finalidade, alocando todas as despesas do Departamento Pessoal.

O mesmo vale para o local onde são armazenados os comprovantes de pagamento. Vale ressaltar que é fundamental que a empresa tenha as relações de todos os gastos e ganhos, para facilitar nos processos fiscais e evitar problemas, sempre que for necessário consultar essas informações.

4. Crie uma rotina

Mais uma estratégia para trazer praticidade nesse trabalho é a criação de uma rotina. Fazer planejamentos semanais ou mensais dos pagamentos que devem ser realizados nos próximos dias, por exemplo, é uma excelente saída para não perder nenhum prazo.

Ter uma rotina na gestão de pagamentos também ajuda no treinamento de novos colaboradores do setor de Departamento Pessoal, de modo que rapidamente podem entender como funcionam os processos e pegar o ritmo de trabalho.

5. Programe os pagamentos

Cada empresa pode adotar uma periodicidade de pagamentos dos profissionais. Para simplificar a tarefa e evitar divergências, é recomendado que toda a equipe receba o salário e os benefícios no mesmo dia, com os valores compatíveis ao tempo de trabalho.

Por esse motivo, contar com registros individuais de cada colaborador é indispensável. A boa notícia é que existem sistemas de gestão que fazem esse processo ser automatizado, como cartões de ponto, que informam os horários que os funcionários entraram e saíram do trabalho, tal como os períodos de pausas.

Com as informações devidamente organizadas e padrões criados, basta apenas programar as datas de pagamento e deixar que os sistemas trabalhem para você. Outra dica é manter uma periodicidade de 15 ou 30 dias, com números redondos, para evitar erros na hora de pagar os colaboradores.

6. Use a tecnologia

Só de chegar até aqui, foi possível notar a importância da tecnologia para ter um trabalho mais prático na gestão da folha de pagamento, certo? Na rotina do Departamento Pessoal de uma empresa, é possível utilizar os mais variados sistemas, para as mais diversas tarefas.

É por esse motivo que é válido realizar investimentos, desde em programas que fazem os cálculos dos valores a serem pagos até nos sistemas que automatizam os pagamentos e registram os pontos dos colaboradores.

Como escolher um sistema adequado para a gestão da folha de pagamentos?

Tendo em vista que a tecnologia é uma grande aliada na organização da rotina, na automatização de processos e na redução de erros, nada melhor do que saber como escolher um bom software para a empresa.

Para saber onde investir, é preciso considerar quais são as tarefas que podem ser delegadas aos sistemas, além de identificar a preparação da equipe de Departamento Pessoal para utilizar ferramentas tecnológicas.

A partir dessas informações, é possível desenvolver as soluções mais práticas para a empresa e planejar a capacitação de todos os profissionais para o uso dessas inovações. Além disso, é válido pensar na possibilidade de integração de sistemas.

É muito mais produtivo para uma empresa que todos os setores possam se comunicar sem ruídos e de maneira prática. Com um sistema que conecta informações de todas as partes do negócio, esse objetivo é alcançado com mais facilidade.

Pensar na segurança dos dados também é indispensável. Por esse motivo, contar com profissionais e empresas especializadas para o desenvolvimento do sistema mais adequado para o seu negócio é tão importante.

Gostou de saber que é possível facilitar todas as tarefas da gestão da folha de pagamentos? Então, é hora de ir em busca das melhores alternativas para a sua empresa e potencializar o trabalho realizado nesse setor.

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