Folha complementar no eSocial e mais novidades: fique por dentro!

A folha complementar no eSocial agora é processada de uma maneira diferente. Descubra como no artigo.

Por Lucas da Silva Costa, analista de implantação na Linx

Você já deve ter ouvido falar em folha complementar no eSocial, uma modalidade de cálculos que ocorre por vários motivos, sendo os mais comuns: acordo coletivo, convenção ou dissídio coletivo. Sobre esse último ponto, são exemplos de acordos e dissídios coletivos quando um sindicato estabelece o reajuste salarial, meses após a data-base. Nesse caso, o empregador é responsável por aplicar o percentual do aumento de forma retroativa e pagar as diferenças de todas as remunerações devidas em relação aos meses anteriores à data base. Antes da entrada do eSocial, a folha complementar era compreendida e processada de uma maneira diferente. 

Situações que permitem o uso da folha complementar no eSocial

Segundo o MOS (Manual de Orientação do eSocial), a remuneração de períodos anteriores poderá ser lançada na competência atual somente quando ocorrerem as seguintes situações: 

• Acordo Coletivo de Trabalho. 
• Legislação Federal, Estadual, Municipal ou Distrital. 
• Convenção Coletiva de Trabalho. 
• Sentença Normativa (Dissídio). 

• Conversão de Licença Saúde em Acidente de Trabalho. 
• Verbas de natureza salarial ou não salarial devidas após o desligamento. 

Nos demais casos será necessário retificar a folha de pagamento do período, não sendo permitido fazer a correção em competências subsequentes. Portanto, em situações em que, por exemplo, a comissão não foi lançada em agosto e o erro foi percebido apenas em outubro, a empresa não pode simplesmente fazer o lançamento em novembro. A empresa terá que retificar a folha de outubro e lançar a comissão devida. 

Como funciona a folha complementar no e-social

No evento S-1200 (remuneração) deve-se preencher o registro infoPerAnt, uma sigla constante nos leiautes do eSocial que define um grupo de informações obrigatórias para caracterizar as situações em que o pagamento de remunerações de períodos anteriores é permitido.  

Neste registro serão preenchidas as seguintes informações: 

• Data da assinatura: do acordo, convenção coletiva, sentença normativa ou da conversão da licença saúde em acidente de trabalho; 
• Tipo do instrumento: poderá ser A – Acordo Coletivo de Trabalho; B – Legislação federal, estadual, municipal ou distrital; C – Convenção Coletiva de Trabalho; D – Sentença Normativa – Dissídio, ou E – Conversão de Licença Saúde em Acidente de Trabalho; F – Outras verbas; 
• Competência: em que é devido o pagamento; 
• Data da efetivação: a partir de quando o instrumento passa a produzir seus efeitos; 

• Descrição do instrumento: motivo que originou o pagamento do complemento salarial; 
• Indicativo se a remuneração é devida pela empresa sucessora. 

Para os clientes, usuários do nosso sistema Humanus, estas informações são encontradas na abertura da folha complementar, Aba: Compl. Sindicato1. 

Veja um exemplo prático

Imagine que no dia 1º de outubro de 2021 tenha sido homologado um Dissídio Coletivo retroativo a 1º de agosto de 2021, estabelecendo um reajuste salarial de 2,94%. O limite para pagamento das diferenças salariais será em 30 de outubro. 

Neste caso, a empresa terá que pagar as diferenças salariais de agosto e setembro, e a folha de outubro já será calculada com base no novo salário. 

Como outubro foi definido como o mês limite para pagamento das diferenças salariais, ao transmitir a folha desse mês, os complementos de agosto e setembro já serão enviados, ou seja, toda a movimentação será consolidada no evento S-1200 da competência de outubro. 

Isso significa que o recolhimento do INSS e do FGTS referente aos complementos também será feito junto da folha de pagamento de outubro. Para fins de exemplo, veja abaixo um exemplo da remuneração do colaborador João da Silva, no mês de agosto: 

  Já no mês de setembro, João da Silva teve a seguinte remuneração: 

No mês de outubro, a folha já foi paga com a remuneração e o valor do dissidio a 2,94%, então não gerará diferença. Sendo assim, a empresa abriu uma folha complementar no eSocial dos meses de agosto e setembro para os pagamentos das diferenças das folhas citadas acima. 

Exemplo de folha complementar a agosto: 

Exemplo de folha complementar em setembro: 

No S-1200, devem ser informadas todas as verbas acima reajustadas e com o percentual aplicado, exceto o INSS (Instituto Nacional do Seguro Social), pois o sistema fará o recalculo das bases e enquadrará apenas a diferença. 

No caso do Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF), os valores serão acumulados na base de IRRF e descontados na folha mensal do mês 10/2021 por conta de o IRRF ser regime CAIXA. 

Conforme nota publicada no portal eSocial (perguntas e respostas 4.58), não há tratamentos para rescisão complementar. Quando ocorrer diferenças, deverá ser checado: 

1. Desligamento ocorreu na vigência do eSocial? Se a diferença decorre de erro no momento da rescisão, o usuário deverá retificar o evento S-2299. Serão gerados encargos pelo pagamento em atraso. 
2. Desligamento ocorreu na vigência do eSocial? Se os valores eram devidos após o desligamento (ex: pagamento retroativo de CCT), o usuário deverá informar os valores no evento S-1200 com indicação no grupo “InfoPerAnt”. 
3. Desligamento ocorreu antes da vigência do eSocial? Se a vigência ocorre de erro no momento da rescisão, o usuário deverá usar os mesmos sistemas do momento do desligamento (GFIP,GRRF…). 
4. Desligamento ocorreu antes da vigência do eSocial? Se os valores eram devidos após o desligamento (ex: pagamento retroativo de CCT), o usuário deverá enviar o evento S2200 com o grupo “desligamento” preenchido. Informar os valores no evento S-1200 com indicações no grupo “InfoPerAnt”. Não gera encargos no pagamento de tributos de FGTS. 

Se o desligamento foi por erro ou esquecimento de verbas a serem pagas na rescisão, é necessário reabrir o S-2299 e fazer a retificação no mês em que ocorreu a mesma. Já se o desligamento ocorreu na vigência do e-social e é por motivo CCT ou acordo coletivo, os valores serão enviados no S1200 como InfoPerAnt. 

Em um sistema de gestão de RH, como o da Humanus, será necessário a abertura de uma rescisão complementar para emitir os cálculos, que serão enviados junto ao S1200 do mês de outubro. Já as diferenças de competências anteriores devem ser enviadas na folha mensal complementar. 

Os cálculos das folhas para o recolhimento de INSS serão feitos pela DCTFWEB (Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais Previdenciários e de Outras Entidades e Fundos). 

Para o FGTS, se faz necessário a geração da SEFIP 650 que não gerará multa de encargos. No caso de rescisões por parte da empresa será necessário um GRRF (Guia de Recolhimento Rescisório do FGTS) complementar. 

Novidades eSocial em 2023

Para este ano, o eSocial vai passar por algumas mudanças importantes como a adição de informações sobre processos trabalhistas, a formalização dos acordos nas Comissões de Conciliação Prévia (CCP) e nos Núcleos Intersindicais de Conciliação (Ninter). Dessa forma, as empresas deverão ficar atentas aos prazos e ficar por dentro das novidades que vem em 2023:

S-2500 – Processo Trabalhista

No S-2500 serão incluídos os dados dos processos trabalhistas que reconhecerem ou alterarem informações relativas ao vínculo trabalhista. As informações relacionadas aos processos devem ser enviadas apenas pelo responsável pelo pagamento da condenação.

S-2501 – Informações dos Tributos Decorrentes de Processo Trabalhista

No evento S-2501, em decorrência das informações inseridas no S-2500, deverão ser registrados os valores do imposto sobre a renda da pessoa física e a contribuição social previdenciária, inclusive os valores destinados a terceiros. Com a integração dos processos trabalhistas no eSocial, a declaração das contribuições previdenciárias e sociais devidas por causa de alguma determinação judicial passam a ser declaradas via DCTFWeb. Como ainda não foi implantado o FGTS digital, o recolhimento do FGTS permanece sendo efetuado por meio da guia de recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social (GFIP).

S-3500 – Exclusão de Eventos – Processo Trabalhista

O S-3500 será utilizado para cancelar eventual registro de informações adicionadas nos eventos S-2500 e S-2501. 

S-5501 – Informações Consolidadas de Tributos Decorrentes de Processo Trabalhista. 

O S-5501 apresenta as informações dos eventos anteriores, indicando os tributos apurados de acordo com as informações transmitidas (ex: contribuições previdenciárias, imposto de renda, etc). Essas informações devem ser enviadas até o dia 15 (quinze) do mês subsequente ao trânsito em julgado da decisão no processo trabalhista.

O objetivo dessas mudanças é ajudar na fiscalização e controle das contribuições fundiárias e previdenciárias incidentes sobre condenações e acordos judiciais. No caso de descumprimento das novas exigências, a multa pode chegar até R$ 42.564,00, valor que pode ser aumentado em caso de reincidência.

Se você tem interesse em saber como a tecnologia pode te ajudar a lidar com essas mudanças sobre processo trabalhistas, acesse nosso post no blog e veja como a Linx Humanus pode te ajudar.