O que o varejo precisa considerar ao escolher um emissor de documentos fiscais?

Da estabilidade à capacidade de atualização constante, confira o que seu sistema emissor de documentos fiscais precisa ter para atender às necessidades do seu negócio.

A emissão de documentos fiscais é uma atividade crítica no varejo: uma loja que não consegue emitir NFC-e paralisa suas vendas e, pior ainda, pode gerar uma experiência tão ruim que o cliente migrará para a concorrência. Por isso, o varejo precisa escolher o melhor sistema emissor, para evitar interrupções e garantir o bom funcionamento do negócio.

Quando o varejista escolhe um bom sistema de emissão, ele amplia seus diferenciais competitivos e ganha velocidade em seus processos comerciais, do atendimento à gestão correta dos impostos, passando pela otimização das tarefas cotidianas.

A seleção de um bom sistema emissor de documentos fiscais precisa estar pautada em 6 pontos fundamentais. Sem eles, seu negócio não terá a flexibilidade e a capacidade de execução suficientes para lidar com o dia a dia agitado de uma operação de varejo. Confira quais são esses 6 pontos:

1) Estabilidade

Seja na emissão dos documentos ou em seu envio para as autoridades competentes, a operação do sistema precisa de estabilidade total. Cada Secretaria da Fazenda (Sefaz) estadual ou municipal tem suas particularidades – e o sistema de emissão precisa lidar com essas variações. Além disso, a solução precisa funcionar em qualquer circunstância – mesmo que a internet esteja instável ou deixe de funcionar por alguns instantes.

Soluções que funcionam com a filosofia “online first, offline second” atualizam as informações em tempo real quando a internet está disponível, e armazenam os dados para atualização quando não há conexão. Com isso, a transação é garantida na ponta do varejo, evitando experiências ruins para o consumidor. O Linx Fiscal Flow, a plataforma de emissão de documentos fiscais da Linx, conta com gatilhos automáticos que habilitam a emissão offline em casos de indisponibilidade de conexão.

2) Escalabilidade

O varejo é um negócio que tem momentos de pico. Épocas como Black Friday, Dia das Mães e Natal são muito mais movimentadas do que uma terça-feira à tarde em uma semana comum. O sistema emissor de documentos fiscais precisa ser extremamente flexível para lidar com grandes variações na demanda.

Existe uma questão de custo muito importante: projetar o sistema para os momentos de pico de vendas faz com que a estrutura fique ociosa na maior parte do tempo. Mas levar em conta somente a média faz com que o varejo perca vendas nos períodos de maior movimento. A solução para isso é contar com plataformas cloud.

A infraestrutura em nuvem (cloud computing) oferece flexibilidade e escalabilidade. Com isso, o varejo pode contratar a capacidade de processamento adicional e voltar à configuração original quando o momento de pico passar. Dessa maneira, a emissão de documentos fiscais mantém 100% de eficiência em todos os momentos, mas sem pesar na estrutura de custos do negócio. É isso que permite que o Linx Fiscal Flow emita mais de 5 milhões de notas por dia.

3) Segurança

Segurança é um aspecto cada vez mais importante dos negócios. Ao trafegar informações sensíveis na internet (como os dados de compras dos consumidores), é preciso contar com criptografia e estar sempre atualizado em relação a sistemas, processos e tecnologias para dificultar a ação de cibercriminosos.

Nesse aspecto, soluções cloud também trazem vantagens. Ao utilizar uma plataforma as a Service, o varejista não precisa se preocupar com todos os aspectos de segurança do negócio. Embora ele precise tomar cuidados básicos, como ter uma senha forte, não precisa mais gerenciar a infraestrutura de segurança – isso fica a cargo do fornecedor da plataforma, que é um especialista no assunto. Essa é uma camada a mais de segurança, que reduz a possibilidade de invasões e ataques.

O Linx Fiscal Flow fica inteiramente armazenado em cloud Azure, servindo como interface de comunicação com a Sefaz.

4) Capacidade de integração

A integração de sistemas garante agilidade e eficiência nos processos, liberando as equipes para atuar em atividades mais estratégicas para o negócio. O uso de plataformas de emissão de documentos fiscais que estejam integradas tanto ao sistema PDV da loja quanto ao ERP do negócio garante que não haja informações contraditórias: é a mesma “verdade” para toda a empresa.

Outras vantagens de contar com sistemas que atuam de forma integrada são a redução do tempo de implantação do sistema e a gestão facilitada da arquitetura de sistemas. Tudo isso significa mais produtividade e eficiência para o seu negócio!

5) Guarda de documentos

Documentos fiscais precisam seguir regras de armazenamento em local seguro, por períodos de tempo determinados. Esse nem sempre é um custo percebido rapidamente pelo varejista que prefere internalizar toda essa estrutura. Com o tempo, porém, a empresa passa a investir recursos cada vez maiores em uma atividade que não é essencial para seu negócio, o que prejudica sua competitividade.

Bons sistemas de emissão de documentos fiscais garantem a segurança do armazenamento dos arquivos XML de todas as transações pelo tempo exigido pela legislação.

6) Capacidade de atualização de regras

As regras de alíquotas, impostos e condições comerciais podem ser alteradas a qualquer momento. Para evitar prejuízos ou multas, o varejo precisaria ter uma equipe dedicada à gestão dessas mudanças. Os melhores sistemas de emissão de documentos fiscais do mercado contam com especialistas em direito tributário para garantir que o sistema cumpra todas as normas da Sefaz e traga tranquilidade para que o varejo foque apenas em vender mais e melhor.

O Gestor Tributário Linx possui um banco de dados com mais de 17 milhões de produtos e 1,1 bilhão de regras tributárias. Dessa forma, ele realiza o monitoramento em tempo real das atualizações tributárias federais e estaduais, garantindo o correto preenchimento de todos os campos de tributação da base de produtos em questão de segundos.

Contar com uma plataforma sólida de gestão fiscal é a base para o sucesso dos negócios no varejo. Por isso, ao selecionar seu sistema emissor de documentos fiscais, conte com a expertise de quem atende os principais nomes do mercado brasileiro. Conheça as soluções fiscais da Linx e aumente a eficiência do seu negócio!