Como facilitar a emissão da NFS-e na sua empresa?

A emissão de NFS-e é essencial para milhões de negócios no Brasil. Saiba como tornar essa atividade obrigatória mais simples e eficiente

O setor de serviços é um daqueles que mais convivem com a emissão de documentos fiscais em seu dia a dia. São bilhões de documentos por ano, emitidos por milhões de estabelecimentos de pequeno, médio e grande porte. E isso pode gerar uma enorme complexidade na operação dos negócios. Se você quer saber como facilitar a emissão de NFS-e na sua empresa, confira tudo o que você precisa saber neste artigo!

Primeiro, por que emitir NFS-e?

As Notas Fiscais de Serviço eletrônicas (NFS-e) dependem de validação pelas prefeituras, e cada município tem autonomia para definir suas regras. Isso significa que um negócio que atue em duas cidades diferentes pode conviver com alíquotas e procedimentos bem diferentes – e isso se torna ainda mais complexo em negócios de maior porte, que estão presentes em várias regiões do País.

Isso faz com que uma rede de franquias, por exemplo, tenha que estar muito atenta, pois pode ter que cumprir regras, procedimentos e alíquotas bem diferentes em cada localidade. Essa é uma das complexidades que elevam o Custo Brasil e tornam o ambiente de negócios tão desafiador.

Segundo um estudo do Movimento Brasil Competitivo (MBC), as empresas brasileiras pagam R$ 1,5 trilhão a mais que suas concorrentes de países-membro da OCDE para realizar negócios. Isso representa 22% do PIB nacional e 80% desse custo se concentra em 5 fatores: capital humano, pagamento de tributos, desenvolvimento de infraestrutura, acesso a capital/financiamentos e insegurança jurídica.

Nas áreas fiscais das empresas, a complexidade do ambiente de negócios aumenta os custos operacionais e dificulta a gestão financeira. Por isso, a tecnologia pode ser uma grande aliada da gestão fiscal das empresas, tanto para garantir o cumprimento das normas quanto para que o negócio se adapte rapidamente às mudanças.

Um bom exemplo é a sanção da EDF-Reinf, que faz com que as empresas precisem reportar os dados relacionados a serviços prestados e recebidos no mesmo mês do recebimento da nota fiscal de serviço. Como esses documentos chegam e saem da empresa de forma descentralizada, o uso de um bom sistema de gestão fiscal aumenta o controle das informações, faz com que os dados estejam disponíveis sempre e evita multas e sanções.

E há mais: como cada um dos mais de 5.500 municípios brasileiros tem autonomia para definir seus próprios processos e regras para NFS-e, as empresas precisam estar atualizadas a respeito das regras em todas as cidades onde atuam. Como nem mesmo o layout das NFS-e é padronizado, existe um processo de leitura específico para cada uma. Fica para as empresas o desafio de automatizar a entrada de documentos fiscais em centenas ou milhares de layouts diferentes.

Quer entender como simplificar a gestão de suas NFS-e? Então acompanhe os próximos passos!

6 caminhos para a emissão da NFS-e

Emitir documentos fiscais como a NFS-e é vital para os negócios. Afinal de contas, um prestador de serviços que não consegue fazer a emissão prejudica o andamento de seus negócios. Por isso, é essencial escolher um excelente sistema emissor de documentos fiscais: isso fará com que a empresa mantenha suas operações sempre atualizadas, alinhadas às regras dos municípios e funcionando sem interrupções.

Para simplificar a gestão do negócio, sua empresa precisa estar atenta a estes 6 caminhos para a emissão da NFS-e, que dão flexibilidade para as empresas lidarem com as particularidades de cada município e dão agilidade à gestão.

1) Estabilidade

A operação do sistema precisa de estabilidade total na emissão dos documentos e em seu envio para as autoridades competentes. De forma simples: é um sistema que não pode cair nunca, mesmo que a internet esteja instável ou deixe de funcionar por alguns instantes.

Soluções que funcionam com a filosofia “online first, offline second” atualizam as informações em tempo real quando a internet está disponível, e armazenam os dados para atualização quando não há conexão. Com isso, a transação sempre acontece, evitando experiências ruins para o consumidor.

2) Escalabilidade

Negócios de varejo e serviços têm momentos de pico. Por isso, o sistema emissor de documentos fiscais precisa ser capaz de lidar com grandes variações na demanda. Sistemas que operam na nuvem (cloud computing) combinam flexibilidade e escalabilidade. Isso faz com que a emissão da NFS-e seja sempre 100% eficiente e não pese na estrutura de custos. É isso que permite que uma plataforma como o Linx Fiscal Flow emita mais de 5 milhões de documentos por dia.

3) Segurança

Trafegar informações confidenciais, como os dados dos clientes, exige criptografia e atualização constante de sistemas, processos e tecnologias para dificultar a ação de cibercriminosos. Ao usar uma plataforma “as a Service”, você pode deixar de se preocupar com a infraestrutura de segurança – isso passa a ser responsabilidade do fornecedor da plataforma, que é especialista no assunto. Essa camada extra de segurança reduz a possibilidade de invasões e ataques.

4) Integração

Integrar os sistemas internos de negócio garante agilidade e eficiência nos processos, além de liberar seus colaboradores para atuar em outras atividades. Plataformas de emissão de NFS-e integradas ao sistema PDV da loja e ao ERP do negócio garantem que não haja informações contraditórias: o mesmo dado circula em toda a empresa. Isso é mais segurança e confiabilidade!

5) Guarda de documentos

Documentos fiscais precisam ser armazenados em local seguro, por um tempo determinado. Esse nem sempre é um custo percebido pelas empresas. Com o tempo, porém, a empresa perde competitividade, pois passa a investir recursos cada vez maiores para guardar e manter documentos – uma atividade que não é essencial para seu negócio. Use um sistema de emissão de documentos fiscais que garanta a segurança do armazenamento dos arquivos das transações pelo tempo exigido pela legislação.

6) Atualização de regras

Regras de alíquotas e impostos e os processos operacionais de emissão podem ser alterados a qualquer momento. Para evitar prejuízos ou multas, é preciso escolher: ou você tem uma equipe dedicada à gestão dessas mudanças, ou terceiriza para empresas de tecnologia que contam com especialistas em direito tributário para garantir que o sistema cumpra todas as normas. A segunda opção, sem dúvida, é melhor, pois permite que sua empresa foque em vender mais.

Hoje em dia, mais de mil órgãos municipais utilizam documentos fiscais eletrônicos. E é questão de tempo para que muitas outras também passem a usar. Automatizar a gestão fiscal do seu negócio é essencial, inclusive, para que sua empresa possa atender melhor seus clientes !

A Linx Bridge tem as soluções ideais para deixar mais desimpedida e dinâmica a operação básica da loja. Tenha a tecnologia certa para resolver aquelas pendências necessárias que geram confusão na cabeça de todo lojista. Tire o peso da burocracia, dos processos e da infraestrutura de sua cabeça. Quer saber mais? Fale com a gente.