Emissão de notas fiscais: tudo o que você precisa saber sobre o assunto!

A emissão de notas fiscais é básica para o varejo. Veja o que você precisa saber para acertar na emissão, no controle e no cumprimento de suas obrigações fiscais.

A emissão de notas fiscais é uma das atividades mais importantes de uma empresa. Ela é uma obrigação legal, pois toda pessoa jurídica precisa emitir documentos fiscais eletrônicos. Mais ainda, essa é uma atividade crítica do negócio: se a emissão da nota falhar, a operação da empresa para.

Por isso, um dos primeiros passos de qualquer negócio é preparar sua estrutura para emitir notas fiscais. E essa não precisa necessariamente ser uma atividade complicada, muito pelo contrário: o uso de tecnologia está na base das emissões e sistemas simples podem trazer uma grande riqueza de detalhes para o seu negócio.

Dessa forma, o sistema emissor de notas fiscais eletrônicas contribui para a gestão da empresa, gerando informações importantes que podem ajudar na tomada de decisões importantes e estratégicas para o negócio.

Confira a seguir tudo o que você precisa saber para emitir notas fiscais.

 1) Conheça os tipos de documentos fiscais eletrônicos

O processo de modernização da emissão de notas fiscais do modelo de bloco para o modelo eletrônico começou em 2006 com a NF-e (Nota Fiscal eletrônica modelo 55) e atualmente é referência mundial em tecnologia e eficiência. Existem mais de 13 modelos de documentos fiscais eletrônicos, que atendem às particularidades dos mais diferentes mercados. Os modelos mais comuns são:

NF-e (modelo 55)

A nota fiscal eletrônica é de existência unicamente eletrônica, autorizada e fiscalizada pelas Secretarias de Fazenda Estaduais e comumente usada para venda de produtos e mercadorias, costuma ser usada pelo comércio eletrônico, principalmente pelo fato de que ela acompanha toda mercadoria que necessita ser transportada. A Nota Fiscal eletrônica modelo 55, também é usada nos atacados, em transações entre duas pessoas jurídicas e vendas ao consumidor final cujo valor seja superior a R$250 mil.

NFS-e

É a nota fiscal de serviços eletrônica, emitida por empresas prestadoras de serviço sendo autorizada e fiscalizada pelas Secretarias de Fazenda Municipais. Como o Brasil conta com mais de 5 mil municípios, este é um dos módulos mais complexos para emissão e gestão, uma vez que é necessário atender às particularidades de cada município.

NFC-e (modelo 65)

É a nota fiscal de consumidor eletrônica, emitida em compras presenciais nos caixas das lojas físicas. É autorizada e fiscalizada pelas Secretarias de Fazenda Estaduais. Surgiu em 2012 como uma evolução tecnológica em substituição ao Cupom Fiscal que era emitido em impressoras térmicas (e lacradas). Essa evolução permitiu mais autonomia, agilidade e redução de custos aos negócios. Atualmente, a NFC-e é emitida na maioria dos estados brasileiros, com exceção de SP, que emite CF-e SAT; do Ceará, que emite MF-e; e de Santa Catarina, que optou por manter o PAF, criando assim o PAF NFC-e.

CF-e S@T

É a nota fiscal eletrônica emitida pelo varejo ao consumidor final no estado de São Paulo.Como medida de segurança o estado optou por manter a obrigatoriedade de um hardware autorizador para os cupons fiscais, o SAT é um equipamento físico que fica conectado ao ponto de venda dos estabelecimentos e é responsável por autorizar os documentos fiscais emitidos. Há a possibilidade de emissão de NFC-e no estado, desde que o estabelecimento tenha um equipamento SAT como contingência.

MF-e

É a nota fiscal eletrônica emitida pelo varejo ao consumidor final no estado do Ceará. Seguindo os mesmos passos de São Paulo, o estado do Ceará optou por manter um hardware local como autorizador dos documentos emitidos. A principal diferença deste para o modelo paulista é que o estado dispensou completamente o uso do modelo NFC-e.

PAF NFC-e

É a nota fiscal eletrônica emitida pelo varejo ao consumidor final no estado de Santa Catarina. Este modelo se baseia no PAF-ECF usado no estado há 20 anos, com algumas adaptações para a emissão de NFC-e. O objetivo é fazer com que o Dispositivo Autorizador Fiscal (DAF) usado no PAF funcione como um hardware seguro que faça o tratamento dos dados e facilite a gestão das notas fiscais no estado.

2) Comece com o certificado digital

O primeiro passo para a emissão de notas fiscais é ter um certificado digital para seu CNPJ. O Certificado Digital funciona como a identidade eletrônica de uma pessoa física ou jurídica e é de uso exclusivo de seu proprietário para emissão de notas fiscais eletrônicas, garantindo a autenticidade dos documentos emitidos.

De acordo com a ICP-Brasil, o país chegou à marca de 10 milhões de certificados digitais ativos. Somente no primeiro trimestre de 2021, mais de 1,1 milhão de novos certificados foram emitidos. Com a pandemia, que acelerou as vendas digitais, as emissões de NFs ficaram ainda mais importantes para garantir o desenvolvimento dos negócios.

Como o certificado digital possui uma chave pública – nome e número exclusivos que garantem proteção à empresa – o sistema oferece segurança adicional contra fraudes e vazamento de dados. Não é à toa que o certificado é necessário não apenas para a emissão de documentos fiscais, mas também para toda interação da empresa com os órgãos do governo.

Existem, basicamente, dois tipos de certificado (A1 e A3) e ambos podem ser usados para emissão de documentos fiscais eletrônicos. As principais diferenças entre os modelos estão no formato em que são comercializados: o A1 é um arquivo digital e tem validade de um ano, enquanto o A3 é físico, se assemelhando a um cartão ou token, precisa estar plugado ao PDV e tem validade de 3 anos.

Além do formato, o certificado A1 possui algumas vantagens, como ser usado em diversos pontos de venda dentro do mesmo estabelecimento ou ser compartilhado entre filiais, desde que, essas possuam a mesma raiz CNPJ, o que não é possível com o A3, devido ao formato físico.

3) Cadastre-se na Sefaz

Depois de obtido o certificado digital, é preciso cadastrar a empresa na Secretaria da Fazenda e Planejamento (Sefaz) do seu estado ou município. É onde seu CNPJ é credenciado para operar e emitir documentos fiscais. Cada cidade e estado tem regras específicas para esse processo e, por isso, o ideal é pesquisar quais são os requisitos necessários para realizar o cadastramento. Isso economiza tempo para você começar a emitir seus documentos fiscais.

4) Integração de dados

O ideal é que os documentos fiscais sejam emitidos a partir de um sistema, de preferência em cloud, para oferecer mais robustez, resiliência e segurança. Um exemplo de sistema é o Linx Fiscal Flow, que é responsável pela emissão diária de mais de 4 milhões de documentos fiscais para mais de 50 mil clientes, o que representa 5% da emissão de cupons fiscais de todo o país. Isso tudo com um retorno de no máximo 2 segundos.

5) Gestão tributária

Realizar a correta parametrização fiscal é muito importante para não emitir NFs com alíquotas ou impostos errados. O Gestor Tributário da Linx é um exemplo de plataforma que ajuda as empresas nesse processo. O sistema preenche automaticamente os 24 campos tributários dos produtos no ERP, realizando a identificação dos itens de forma prática, rápida e segura.

Com mais de 1,1 bilhão de regras tributárias e mais de 17 milhões de produtos cadastrados em sua plataforma, o sistema garante acesso aos dados do seu negócio de qualquer lugar, a qualquer momento. Tudo para que você possa acelerar a emissão de suas NFs.

6) Praticidade para o contador

Bons sistemas emissores de notas fiscais aumentam a produtividade dos contadores, pois facilitam a configuração dos produtos e alíquotas e o próprio processo de emissão. A gestão de documentos é uma atividade complexa, que demanda tempo dos escritórios de contabilidade. Como existem várias obrigações fiscais a serem cumpridas, em prazos determinados, o uso de soluções tecnológicas de emissão de nota fiscal eletrônica garante a rastreabilidade das informações.

Com isso, o contador pode contar com relatórios que facilitam a apuração dos impostos e o gerenciamento das obrigações acessórias. É mais produtividade e eficiência para a gestão contábil do negócio.

7) Prefira um sistema cloud

A tecnologia de cloud computing oferece uma série de facilidades para a gestão do negócio. Ela permite que as empresas acessem programas a um custo mais baixo do que os modelos tradicionais de compra de licença de software, e ainda por cima são automaticamente atualizados pelo provedor do serviço. Os dados armazenados na nuvem são criptografados e, por isso, tem um nível mais elevado de segurança.

Outra vantagem de plataformas cloud é o fato de que o lojista não precisa ter grande conhecimento técnico, nem contar com uma equipe grande de tecnologia dentro do negócio, para poder operar. Plataformas cloud são amigáveis e, por mais que sejam sofisticadas, sua interface de uso costuma ser simples. Justamente porque o lojista precisa se concentrar em vender – não na tecnologia que ele utiliza.

Utilizar uma nota fiscal é um aspecto essencial do seu negócio. E o ideal é que você já comece com o pé direito, contratando o melhor fornecedor para as suas necessidades. As soluções Linx Bridge oferecem praticidade, velocidade e controle na gestão do seu negócio. Fale com a gente e descubra como impulsionar suas vendas!