6 erros mais comuns na gestão de controle de caixa em farmácias

O controle de caixa é a espinha dorsal de qualquer comércio. É com base nele que vários dos outros monitoramentos são feitos, inclusive a baixa no estoque dos produtos vendidos e o acompanhamento da lucratividade e da rentabilidade.

Além disso, ele monitora a disponibilidade de recursos disponíveis a cada dia, facilitando previsões e permitindo a programação de vencimentos futuros, mas desde que os processos sejam executados com eficiência e considerando a importância de um fluxo de caixa. Sendo assim, vamos aos erros mais comuns. Confira!

1. Deixar acumular a checagem

Se existe um problema que causa confusão é fazer o fechamento apenas no final do dia ou semanalmente, como chega a ocorrer em alguns casos. Se você não fizer a conferência a cada troca de turno, é impossível identificar quando ocorreu uma falha.

Além disso, as pessoas não se sentem responsáveis por erros, uma vez que eles podem ter ocorrido com o colega que ficou no caixa pela manhã, por exemplo. Por isso, procure evitar controles muito manuais, que dificultam o processo de fechamento e comprometem a produtividade.

2. Não classificar os lançamentos

Os lançamentos de receitas e despesas devem ser separados para gerar relatórios específicos e sintéticos, especialmente os demonstrativos de resultado, que permitem uma radiografia precisa e de fácil consulta do desempenho de um período.

3. Confundir regime de caixa e competência

Até mesmo alguns conteúdos disponíveis na internet confundem esses dois controles, que servem a objetivos diferentes. É comum encontrar sugestões de que os lançamentos devem considerar o valor recebido e não o valor da venda, que podem ser diferentes em razão do prazo de recebimento e de parcelamentos.

Regime de caixa

Contudo, não é exatamente assim, pois os dois controles são importantes, dependendo do que você precisa levantar. Por exemplo, se você retirou dinheiro do caixa para pagar a conta de luz, que vence naquele dia, precisa contabilizar uma baixa no caixa. Afinal, o dinheiro não está mais lá. Isso vai permitir identificar o total pago e recebido em um dia, indicando a disponibilidade de dinheiro em cada dia do mês.

Regime de competência

Porém, a luz venceu na data, mas foi usada no mês anterior, portanto compete ao período que passou. Esse é o controle de caixa em regime de competência, que serve para determinar a lucratividade de cada período. É verdade que a conta de luz não tende a variar muito em alguns casos, mas se a farmácia usar ar-condicionado, vai receber uma conta superior durante o verão.

No caso dos recebimentos, o fluxo de caixa deve considerar o que efetivamente entrou no caixa, mas a venda compete ao período. É verdade que fazer esses dois controles separados fica mais difícil, mas um bom sistema vai resolver isso para você.

4. Não ter critério de retiradas

Outro grave problema é confundir o dinheiro da farmácia com os ganhos dos sócios, o que é muito comum no caso de empresas familiares. O ideal é determinar um valor mensal de retirada, como um salário, na forma de um pró-labore e depois esperar a apuração dos lucros para complementar a renda.

6. Não usar tecnologia

O uso da tecnologia para controle e organização das vendas é indispensável e ainda mais impactante no caso do controle de caixa. Atualmente, fica muito difícil fazer um processo manual ou por planilhas e, ao mesmo tempo, separar e classificar as despesas, fazer monitoramentos paralelos dos regimes de caixa e de competência e fechamentos constantes.

De outro lado, um sistema dinâmico e automatizado vai garantir um controle de caixa mais preciso e com muito mais produtividade, especialmente se optar por uma solução com uma versão desenhada para as farmácias.

Como listamos erros comuns, pedimos que compartilhe este post com sua rede. Assim vai nos ajudar a multiplicar o conhecimento sobre o tema!