5 dicas para contratar o melhor sistema de caixa para sua padaria

Da integração com meios de pagamento à operação na nuvem, confira 5 pontos que você precisa levar em conta na hora de escolher um sistema de gestão para sua padaria.

Com o forte crescimento do varejo de proximidade nos últimos anos, especialmente desde o início da pandemia, aumentam as oportunidades para que as empresas do setor, como minimercados e padarias, conquistem a fidelidade de seus clientes. Afinal de contas, as visitas quase diárias ao ponto de venda e a possibilidade de entender muito bem o comportamento dos consumidores do entorno fazem com que as lojas de proximidade se tornem ainda mais importantes no dia a dia.

Quando aumentam sua presença no dia a dia de seus clientes, as padarias e demais varejistas de proximidade passam a ter uma posição invejável: a de primeira escolha dos consumidores para atender às necessidades cotidianas. Mas, para que se tornem super relevantes, as padarias precisam entender melhor o comportamento dos clientes e otimizar cada metro quadrado de seu espaço. É por isso que o uso de tecnologia é cada vez mais importante para as padarias.

4 características importantes em padarias:

• Estão muito bem localizadas, em pontos comerciais de fácil acesso e próximas dos consumidores.
• Têm um mix de produtos que atende a diversas missões de compra: refeições completas para viagem, alimentação no local, lanches rápidos / café, compras de conveniência e reposição de itens pontuais.
• Têm uma área de vendas restrita, o que torna ainda mais importante acertar no equilíbrio entre as diversas seções (restaurante, lanches, balcão, mercearia, conveniência) e ter um mix de produtos adaptado às necessidades dos consumidores do entorno.
• Atendimento especializado: por estarem próximas dos clientes, as padarias estabelecem um relacionamento muito próximo. O bom atendimento é essencial no setor.

Administração da padaria: por onde começar

A gestão de uma padaria precisa começar por um bom sistema de gestão. Ele será o “cérebro” do seu negócio, reunindo todas as informações contábeis, fiscais, de estoque e vendas de cada um dos produtos. Esse sistema precisa estar conectado ao sistema de caixa da padaria e, com muita frequência, as melhores soluções do mercado já integram caixa e retaguarda. Dessa forma, com um único sistema é possível ter controle total da operação.

Para saber se um sistema de caixa é o mais adequado para sua padaria, confira estas 5 dicas:

1) O sistema precisa acelerar o processo de venda

Em uma padaria, o software cumpre todas as funções legais e fiscais (como emissão do cupom fiscal), mas também precisa gerar benefícios claros para o consumidor. Afinal de contas, assim como acontece em todo o varejo de proximidade, nas padarias o cliente deseja um atendimento rápido, eficiente e atencioso. Com o mínimo de filas, o produto certo sempre à mão e a capacidade de pagar com o meio de pagamento que for mais conveniente naquele momento.

Por isso, o sistema de caixa para sua padaria precisa acelerar o processo de vendas. Avalie se o software que você está considerando consegue reduzir o tempo de acesso ao sistema da Nota Fiscal Eletrônica, se facilita o cadastro e escaneamento dos produtos e se evita que o cliente fique esperando muito tempo para pagar suas compras.

2) O sistema precisa permitir a gestão completa da padaria

Normalmente, padarias são negócios de empreendedores, que não possuem formação tecnológica e muito menos tempo para lidar com softwares de gestão complexos. Simplicidade é fundamental, mas também é preciso ter controle total sobre o negócio.

Por isso, o sistema de caixa da padaria precisa contar com funcionalidades que facilitem o dia a dia do negócio. Entre essas funcionalidades estão:

• Registro rápido de todas as operações de entrada e saída de produtos.
• Registro das operações de venda.
• Criação e acompanhamento em tempo real dos indicadores do negócio, por meio de dashboards simples.
• Emissão de notas fiscais.
• Meios de pagamento com segurança, integração financeira e agilidade.

3) O sistema precisa permitir a melhoria contínua

O sistema de caixa da padaria não deve, de maneira alguma, ser visto como uma obrigação. Embora alguns pontos sejam necessários (como a integração com o sistema de Nota Fiscal Eletrônica e a emissão do cupom fiscal), quem encara a contratação de um sistema de gestão somente como uma obrigação perde de vista seus maiores benefícios.

Uma boa plataforma de gestão permite que a padaria identifique pontos de melhoria e analise os dados para encontrar melhores oportunidades de impactar os clientes e aumentar as vendas. Lembre-se que o cliente vai quase diariamente à padaria, seja para comprar o pãozinho quente, fazer uma refeição, tomar um café ou comprar um produto que esteja faltando em casa. E essas visitas constantes são uma riqueza imensa para as padarias, já que permitem entender muito melhor o comportamento dos consumidores.

4) O sistema precisa ser muito flexível

Ao mesmo tempo em que o sistema de caixa é o “centro nervoso” da padaria, ele precisa ser simples, estar integrado aos parceiros de negócios e não pode ser complexo. Além disso, ele ser flexível para lidar com mudanças nas regras fiscais ou novas necessidades dos clientes, como o pagamento via Pix.

Sistemas de gestão que rodam online, 100% baseados na nuvem, trazem a agilidade e a eficiência que as padarias precisam. A atualização dos sistemas e os aspectos de segurança do software ficam a cargo do fornecedor, reduzindo a necessidade de conhecimento técnico. A plataforma também deve ser capaz de rodar em qualquer dispositivo, tanto na frente de caixa (o que permite tirar pedidos e fechar vendas pelo smartphone ou tablet) quanto na gestão (com um aplicativo mobile que informa o que está acontecendo na padaria e emite avisos se houver algum problema).

5) O sistema precisa se integrar a apps de delivery

No mundo digitalizado em que vivemos, a padaria não existe sozinha, isolada. Pedidos por WhatsApp e por apps de delivery são cada vez mais comuns, pois o cliente quer ter a praticidade de receber os produtos em casa. Esses pedidos precisam estar integrados ao sistema de caixa, tanto para processar os pagamentos quanto para controlar os estoques.

Por isso, o sistema de caixa precisa ser capaz de se integrar aos principais aplicativos de delivery do mercado. Dê prioridade a softwares que tenham essa integração de forma nativa ou que a façam por meio de APIs, que reduzem os custos de desenvolvimento e simplificam a gestão do negócio.

Para as padarias, adotar um sistema de gestão é essencial. Somente assim o negócio estará atualizado, conseguirá entender o comportamento dos clientes e irá gerar insights que se transformem em vendas extras.

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