Contingência na emissão de notas fiscais: problema ou solução?

A nota fiscal em contingência é uma situação frequente nas empresas. Saiba como estar preparado para lidar com ela e garantir a eficiência do seu negócio

Um dos grandes mitos sobre a emissão de notas fiscais diz que estar em modo de contingência é algo ruim. Esse mito surgiu porque o modo de contingência entra em operação quando há uma instabilidade da internet ou do sistema de certificação dos documentos fiscais na Secretaria da Fazenda do seu estado. Com o tempo, criou-se a ideia de que “estar em contingência” é algo ruim.

Na realidade, a contingência é a melhor solução possível quando a conexão de internet caiu ou está instável. Caso não houvesse uma solução de contingência, seu negócio simplesmente não poderia realizar a emissão de notas fiscais. Imagine um comércio, por exemplo, que fique alguns minutos (ou horas) sem poder vender por falta de conexão com a Sefaz. Péssimo para o negócio que perde vendas imediatamente – e, provavelmente, perde o cliente para a vida toda.

As soluções Linx Bridge de emissão de notas fiscais contam com um recurso de circuit breaker, que coloca os emissores do Fiscal Flow em modo de contingência automaticamente quando ocorrem falhas na entrega de mensagens para a Sefaz. Quando algum problema operacional alcança um percentual expressivo, o sistema ativa automaticamente o circuit breaker para a região onde há lentidão na comunicação com a Sefaz. Dessa forma, todos os emissores de documentos fiscais passam a trabalhar offline até o restabelecimento da comunicação, sem prejudicar os clientes e a realização de negócios.

Uma vez que a conexão esteja restabelecida, o sistema se encarrega de enviar todas notas fiscais que ficaram em contingência, atualizando toda a operação fiscal da empresa.

Como ocorre a contingência?

Na operação de contingência, o ambiente do Linx Fiscal Flow opera em um fluxo offline por 25 minutos, permitindo que a Sefaz restabeleça suas conexões. Depois desse período, o serviço tenta voltar ao modo online e, caso consiga, segue emitindo notas fiscais. Se, porém, o webservice da Sefaz continuar inoperante, o sistema continua operando offline por mais 25 minutos e então repete a tentativa de conexão.

Esse processo de ativação da contingência acontece de forma 100% automatizada, sem qualquer necessidade de intervenção manual. Com isso, o sistema garante que nenhuma informação seja perdida e todas as notas fiscais possam ser emitidas o mais rapidamente possível.

Tipos de regime de contingência

A Sefaz definiu algumas formas de contingência para a emissão de documentos fiscais para atender às mais diversas situações. Dessa forma, o risco de instabilidades na conexão com o Fisco é diminuído, permitindo que a operação continue a se desenvolver sem que o cliente tenha uma experiência ruim.

Basicamente, são 4 tipos de contingência na emissão de nota fiscal, cada uma com características específicas:

1)      Contingência EPEC

A contingência EPEC (Evento Prévio de Emissão de Contingência) é um modo que sempre está ativo para emissão, mas, nesse caso, os documentos não são imediatamente autorizados. Na EPEC, é preciso fazer uma sincronização posterior dos documentos (a conciliação). Nesse caso, todos os documentos emitidos durante o período de instabilidade do sistema são automaticamente sincronizados e autorizados. Para isso, a sincronização precisa ocorrer até 7 dias após a data de emissão.

2)      Contingência FS-DA

A contingência FS-DA (Formulário de Segurança) permite realizar a emissão de NF-e sem que o emissor esteja conectado à internet. Nesse caso, o documento é impresso em um formulário de segurança e, posteriormente, deverá ser sincronizado com a Sefaz para validação e autorização. Embora ele traga a vantagem de não precisar nem mesmo de uma conexão permanente à internet, tem a desvantagem de exigir a impressão em um formulário especial.

3)      Contingência offline

Utilizado nas emissões de NFC-e, esse tipo de contingência permite a emissão de documentos mesmo que não haja comunicação alguma com a internet. Por outro lado, nem todos os estados do País permitem o uso desse tipo de contingência (alguns oferecem a contingência via SAT como alternativa). Nos sistemas de contingência offline, o próprio ERP da empresa pode gerar a NFC-e e, no retorno da comunicação, sincronizá-la com a Sefaz em um prazo de até 24 horas. Por conta desse prazo limitado, essa é uma solução a ser usada com cuidado, já que o não cumprimento dos prazos acarreta multas e outras penalidades.

4)      Contingência SVC

A contingência SVC (Sefaz Virtual de Contingência) é indicada para uso nos casos em que os problemas técnicos estão diretamente relacionados à Sefaz. Esse tipo de contingência é ativado apenas pela Sefaz, nas ocasiões em que ela identifica algum problema grave em seus sistemas ou em momentos de manutenção.

Quando isso acontece, a própria Sefaz emite um comunicado informando a ativação da SVC e os documentos emitidos são direcionados a um outro ambiente e autorizados, sem necessidade de uma sincronização posterior dos documentos fiscais.

Dessa forma, o uso da nota fiscal em contingência é uma solução para os casos em que existem instabilidades ou interrupção na conexão via internet com a Sefaz. Devido ao volume de documentos e à necessidade de cumprimento de prazos, é essencial contar com um software que gerencie o uso da contingência, fazendo o controle dos documentos que já foram emitidos e daqueles que ainda devem ser sincronizados.

As soluções Linx Bridge são ideais para deixar mais livre e automatizar a operação de sua loja, tirando o peso da infraestrutura, processos e burocracias. Com isso, você pode administrar a área fiscal e tributária do seu negócio com facilidade, da emissão de documentos fiscais à gestão das notas de entrada e saída. Assim, você cumpre suas obrigações fiscais e reduz tempo e custos com processos burocráticos. Fale com a gente e transforme o seu negócio!