Comunicação Assíncrona: saiba o que é e pratique com a sua equipe

O trabalho remoto durante a pandemia intensificou a comunicação assíncrona dentro das empresas e muita coisa que era urgente no mundo físico passou a ser vista com outros olhos no mundo online.

A comunicação dentro das empresas é algo de extrema importância para o desenvolvimento dos setores. Com a pandemia, o trabalho remoto se fez necessário para resguardar a vida dos colaboradores e, com isso, as interações ficaram mais difíceis e os desafios da comunicação assíncrona no ambiente corporativo se tornaram mais evidentes. 

Desconectada das variáveis de tempo e espaço, a comunicação assíncrona ocorre quando o comunicador e o receptor mantêm um relacionamento na medida em que o outro tenha tempo disponível para essa troca. De forma resumida, é quando a comunicação não acontece em tempo real. Aplicativos de mensagens, e-mails, chats de texto são exemplos de ferramentas de comunicação assíncrona. 

Apesar de ter sido potencializada durante a pandemia e o isolamento social,  esse tipo de comunicação não é nenhuma novidade, e  existe desde que o mundo é mundo. As pinturas rupestres são um tipo de comunicação assíncrona e, em um passado não tão distante, os aparelhos de secretária eletrônica são um bom exemplo também. 

A comunicação assíncrona mostra que estar online não significa que a pessoa está sempre à disposição. Ela pode estar do outro lado, ocupada, realizando alguma tarefa, ou simplesmente, distante da tela do computador ou celular. 

Diferença entre comunicação síncrona e assíncrona

A comunicação síncrona acontece quando uma pessoa consegue falar com a outra  de forma direta. O emissor passa a mensagem e o receptor responde, sendo um diálogo construído naquele momento. Fazer ligações telefônicas, reuniões e aulas presenciais  são exemplos de comunicação síncrona. No contexto da internet, é cada vez mais comum fazer videoconferência e, durante esse  momento, a relação também é síncrona. 

Já a comunicação assíncrona consiste no processo em que o receptor não receberá ou responderá de forma imediata, ou seja, o interlocutor precisará aguardar o retorno das respostas para seguir se comunicando. Esse tipo de diálogo é mais demorado, pois não acontece em tempo real, e se tornou muito comum nas empresas durante o período de isolamento por causa da pandemia. 

5 dicas de como aplicar a comunicação assíncrona dentro da empresa

1.  Seja direto

Como você não consegue saber quando de fato sua mensagem será vista, tente ser  o mais direto possível e adiante ao máximo o assunto que deseja falar. Assim, quando o receptor receber e ler a mensagem, já saberá ao certo do que se trata, o que poupará tempo de mais perguntas e explicações. 

2. Pense nos detalhes

Se você for o receptor, pergunte o máximo de detalhes sobre o assunto que está em questão, incluindo como a outra pessoa espera que seja solucionado. Caso seja o emissor, passe com precisão as informações necessárias.

3. Respeite o tempo da resposta

Nesse tipo de comunicação, é preciso lembrar que tudo ocorre no tempo em que as pessoas estão disponíveis. Não seja impaciente, pois pode ser desconfortável para o outro lado e parecer indelicado da sua parte. Respeite o tempo da outra pessoa. Se não ela ainda não te respondeu é porque está indisponível naquele momento ou o assunto não é uma prioridade para ela.

4. Use o canal certo 

É muito comum um time precisar lidar com vários canais de comunicação dentro da mesma empresa . Enquanto alguns são utilizados para o contato profissional,  outros são para conversas descontraídas do cotidiano. Dessa forma, é importante saber  qual meio você usará para se  comunicar com determinada pessoa. Tem algumas que são mais adeptas ao e-mail, outras preferem o Whatsapp. Por isso, é preciso mapear o canal de preferência do receptor, para tornar a comunicação mais ágil e efetiva, e entender o grau de urgência da mensagem, pois isso pode afetar o caminho que você precisará seguir. 

5. Marque reuniões apenas quando necessário

Lembre-se: reuniões podem levar muito tempo, por isso agende uma apenas quando o assunto demandar mais urgência ou contextualização. Se é algo que pode ser respondido por email, envie a mensagem com os detalhes e aguarde a resposta.

O papel da comunicação assíncrona nunca foi fácil. É preciso treino, conhecimento e boas práticas. É preciso saber diferenciar e utilizar esse modelo de forma coerente. Os gestores de RH devem acompanhar como andam as relações interpessoais na empresa, quais canais os colaboradores se comunicam mais e analisar o que pode melhorar para que a comunicação seja, de modo geral, mais efetiva. 

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