Como usar a tecnologia para reduzir os custos no varejo

Plataformas e softwares são poderosos aliados dos varejistas para minimizar os custos operacionais

Para que os produtos ou serviços cheguem ao consumidor, são necessárias muitas etapas. Nesta jornada, o varejista se depara com a necessidade de organizar e otimizar processos usando tecnologia, o que pode aumentar os custos do negócio, em um primeiro momento.

O estudo “Mercado Brasileiro de Software e Serviços”, da Associação Brasileira das Empresas de Software (ABES), mostra que as empresas brasileiras gastaram US$ 47 bilhões, em 2018, em investimentos em softwares, hardwares e serviços para suas atividades.

Mas esse valor investido acaba retornando. Com a tecnologia se consolidando e sendo utilizada para aperfeiçoar procedimentos, surgem possibilidades de reduzir estes gastos e aumentar faturamento. Neste artigo, vamos falar sobre algumas formas de usá-la a favor do seu negócio.

Gerenciamento e controle das operações

Independentemente do tamanho, as empresas geram e controlam uma grande quantidade de informações. São dados de transporte, estoque, documentos administrativos, de RH e finanças, cadastro de clientes e muitos outros.

Cada departamento tem seu próprio uso para essas informações e, por isso, é muito comum que uma companhia tenha diferentes métodos de arquivamento, tratamento e análise de dados. Nesse caso, os gastos vão da contratação e manutenção de infraestrutura ao treinamento de pessoal, passando pelas perdas (muitas vezes, desprezadas) de produtividade causadas pela falta de integração entre as áreas.

Com um software de gestão inteligente, é possível agregar todos os dados e procedimentos da empresa em uma única plataforma. Desta maneira, além de menores gastos com a administração de diversos sistemas diferentes, é possível uma maior comunicação entre os setores, minimizando falhas, retrabalhos e problemas causados pela falta ou erro de informações.

Ter um sistema como o ERP, que consolida informações e processos, centralizando a operação do negócio, é essencial para a redução de custos. Se o varejista somar ao ERP a uma ferramenta de relacionamento com os clientes, como o CRM, além de reduzir custos dos processos, também é possível potencializar as vendas, mantendo um relacionamento mais proveitoso com o consumidor.

Armazenamento na nuvem

Como já falamos, contar com um sistema integrado, com todas as informações importantes para a empresa armazenadas na mesma plataforma, é essencial para otimizar processos e economizar. E, com o avanço da tecnologia, conseguimos dar um passo a mais no que diz respeito ao arquivamento seguro de todos os dados das organizações.

O armazenamento de dados em nuvem é uma opção de salvar qualquer arquivo da sua empresa em um tipo de memória externa que pode ser acessada de qualquer dispositivo com internet. Dentre as principais vantagens deste tipo de armazenamento para a redução de custos da sua empresa, podemos citar:

Menor custo de manutenção: os gastos com a compra de equipamentos para guardar arquivos e com a preservação dos dados diminuem, já que os documentos são salvos digitalmente, sem a necessidade de estruturas físicas na empresa.
Segurança: os arquivos salvos na nuvem estão protegidos não só por políticas de privacidade, mas também por backups automáticos. Com isso, o risco da perda das informações que acarreta prejuízo às empresas é reduzido.
Fácil acesso e organização: poder acessar todas as informações da sua empresa de qualquer lugar, sem necessidade de deslocamento, além de otimizar o tempo das tarefas, reduz o gasto com a contratação de vários sistemas diferentes de arquivamento para cada departamento. Na nuvem, os documentos de todos os setores estão salvos e organizados, prontos para o acesso a qualquer momento.

Planejamento estratégico com análise de dados

A inteligência de dados é uma aliada das empresas. Usar informações que estão à sua disposição para avaliar cenários e buscar insights de negócio é a chave para a elaboração de planejamentos estratégicos mais certeiros e promissores para a redução de custos e otimização dos lucros. As possibilidades de ações a partir da análise de dados são múltiplas:

Vendas: com dados sobre as preferências do consumidor e seu histórico, é possível criar campanhas de marketing e vendas segmentadas. Você pode oferecer o melhor produto, no momento mais oportuno para o cliente com mais possibilidade de compra. Esse método, quando bem aplicado, aumenta as conversões em venda e reduz os custos com publicidade e propaganda.
RH: observar o comportamento dos colaboradores por meio de dados (horários de entrada, saída, login nos sistemas, desempenho, pesquisas de satisfação) permite definir políticas e ações como treinamentos, alinhamento de processos seletivos, oferta de benefícios. O foco pode ser a melhora do relacionamento, mas também a qualificação da equipe e até mesmo a retenção de talentos.
Logística: o controle das informações relacionadas ao armazenamento, entrega e transporte de produtos é capaz de reduzir custos com infraestrutura e fornecedores. Com softwares de gestão logística, o varejista pode controlar desde a organização das prateleiras para melhorar o acesso aos itens mais consumidos até avaliar diferentes fornecedores de frete em poucos segundos e com alta precisão, garantindo o melhor serviço pelo menor custo.
Compras: o setor de compras, historicamente, trabalha com previsões. A estratégia de composição do estoque passa pela avaliação do histórico de vendas, do calendário comercial, do cenário econômico e até do clima. Mas com uma ferramenta que ofereça relatórios gerenciais precisos e em tempo real, essa área pode fazer encomendas com base também em dados como previsão de faturamento, ações de marketing, giro de estoque otimizado etc.

Consumidor no centro das decisões

A tecnologia mudou o varejo e também a maneira com que os consumidores veem a jornada de compra. Os clientes buscam não apenas produtos ou serviços que supram suas necessidades básicas, eles querem a experiência de adquirir itens únicos. Muito além de consumir, o público quer viver uma experiência.

E atender às altas expectativas de consumidores cada vez mais exigentes não é fácil. Mas isso não precisa significar custos maiores. Nesse caso, mais uma vez, a tecnologia permite reduzir gastos ao unificar e simplificar processos.

Um exemplo disso é o atendimento ao cliente. É preciso abrir e manter diversos canais de comunicação e pontos de contato para um consumidor que quer ser atendido de maneira exclusiva e personalizada em cada um deles. Mas você pode usar sistemas inteligentes, como os bots e FAQs, além de usar sistemas de múltiplo atendimento, em que uma única pessoa pode conversar com até 20 clientes simultaneamente em canais como chat, WhatsApp e Facebook.

Ainda quando se fala em atendimento, a Realidade Aumentada (RA) está sendo muito bem empregada. A tecnologia que possibilita a união do mundo físico (real) com o virtual – mundialmente conhecida com o jogo Pokémon Go – vem sendo utilizada, entre outras coisas, para que clientes de um e-commerce de cosméticos consiga testar diferentes combinações de maquiagem no próprio rosto com a câmera do celular. Nesse caso específico, o uso da RA aumentou as vendas e reduziu os custos com a devolução de mercadorias.

Resumindo, a tecnologia está disponível para a utilização e maior aproveitamento em todos os processos do varejo. Cabe ao varejista escolher os melhores caminhos para aproveitar todas as vantagens que a inteligência artificial proporciona e, assim, encontrar maneiras de se destacar, economizar suas operações e aumentar os lucros.

Para reduzir gastos e maximizar os rendimentos, o varejista deve se adaptar às novidades tecnológicas e aprender a utilizá-las a seu favor. A Linx atua desde 2004 disponibilizando as melhores soluções em tecnologia para o varejo e pode ajudar sua empresa a escolher o software que atenda às suas necessidades.