Como melhorar a gestão de documentos? Entenda sobre o assunto

A transformação digital vivida nos últimos anos trouxe mudanças em praticamente todas as atividades desenvolvidas, e com a gestão de documentos não foi diferente. Os sistemas de armazenamento e gestão em nuvem permitem gerenciamento de arquivos seguro e eficiente, possibilitando fácil acesso à informação e disponibilidade de dados em qualquer equipamento eletrônico autorizado, simplificando todos os processos de uma empresa.

Os benefícios dessa tecnologia já estão sendo amplamente discutidos, bem como os maiores desafios de sua implementação. Esse tipo de mecanismo permite acesso simplificado para edição de arquivos, mesmo que os envolvidos não estejam presentes no mesmo ambiente. Mas como tornar a gestão documental mais fácil e dinâmica? Se você precisa automatizar o gerenciamento de dados da sua empresa, continue a leitura e confira!

Qual é a importância da boa gestão de documentos?

A importância de um bom gerenciamento dos dados muitas vezes é subestimada. A grande maioria os administra de modo inadequado, arquivando e buscando à medida que surge a necessidade e colocando a corporação em situações de riscos fiscal e trabalhista.

Os desafios em gerenciar um negócio são muitos, e cuidar dos documentos é um deles, mas utilizar ferramentas administrativas com armazenamento de documentos em nuvem é muito simples e envolve um investimento relativamente baixo frente aos potenciais benefícios que podem ser alcançados.

Além disso, uma gestão automatizada criará registro de todos os projetos, fluxos de dados e papéis do negócio. No longo prazo, as vantagens ficam ainda mais claras por conta da possibilidade de acessar seu banco de dados com praticidade e segurança em relação às informações que estão adicionadas ao sistema.

Quais são as vantagens do gerenciamento de documentos em nuvem?

Garantir a integridade dos dados e sua segurança é imprescindível para um sistema de gestão empresarial. Assim, escolher onde e como serão armazenados os documentos e as informações relevantes é de grande importância para atingir esse objetivo. Existem ainda algumas vantagens pontuais que devem ser mencionadas.

Segurança e armazenamento garantido

Muitos gestores ainda optam por armazenamento de conteúdo em um servidor local devido à falsa impressão de maior confiabilidade. Isso ocorre principalmente por conta da ideia de proteção e acaba levando em consideração questões como ataques cibernéticos ou perda de dados importantes.

Contudo, um ponto que deve ser considerado é a segurança online, que abrange uma série de outros fatores. Pensando no armazenamento local, uma simples falha de disco rígido pode desencadear uma série de questões nos arquivos e prejudicar sua integridade.

Outro aspecto importante em relação à seguridade é que, normalmente, a grande maioria das empresas que ofertam serviços de armazenamento em nuvem utiliza políticas de defesa muito rígidas em seus Data Centers. Desse modo, a chance de um ataque cibernético ser bem-sucedido é muito menor em relação a um computador pessoal, normalmente utilizado nas empresas.

Portanto, a escolha de uma empresa de hospedagem confiável fornece o mesmo serviço em termos de qualidade e segurança que as grandes empresas do mercado, e tudo isso por um preço muito mais acessível do que se fosse preciso montar na corporação a sua própria infraestrutura tecnológica.

Compartilhamento simplificado

Uma firma está, geralmente, segmentada em vários departamentos: financeiro, contábil e vendas, entre outros. Esse tipo de segmentação cria uma nova demanda por mais integração e compartilhamento de informações entre os setores.

O modo como esses dados serão compartilhados influencia diretamente a eficiência das atividades desenvolvidas pelos vários segmentos da empresa. Para o armazenamento online, basta que um link seja compartilhado e todos que o recebem têm acesso ao documento, indiferentemente de estarem ou não no mesmo local do envio, o que não ocorre para os casos de armazenamento local.

Logo, o uso da tecnologia para guardar os dados traz maior produtividade para o negócio e economiza tempo de trabalho dos seus colaboradores.

Redução de erros

Ao escolher o armazenamento e gerenciamento na nuvem, toda a responsabilidade com os cuidados e a manutenção do conteúdo fica a cargo da empresa contratada. Por ser um serviço especializado e com profissionais que trabalham apenas com esse tipo de atividade, certamente você terá mais qualidade no que se refere ao gerenciamento e manutenção desses arquivos.

Os backups são realizados rotineiramente, e existe a criação de rotinas auxiliares que produzem cópias de toda a informação, mantendo a segurança dos dados.

Redução de custos e despesas

Construir uma infraestrutura própria para o armazenamento de dados pode ser um processo muito cansativo e oneroso, principalmente para empresas menores, tendo em vista a necessidade de adquirir licenças de software para esse fim, investir em outras tecnologias de ponta para obter um bom desempenho de hardware e contratar profissionais capacitados para lidar com esses mecanismos.

Assim, para que tudo funcione adequadamente, seria necessário um hardware com bom desempenho, um software próprio para essa atividade e uma equipe especializada para gerir toda essa infraestrutura. Dispender recursos para tudo isso não é economicamente viável nem faz sentido para a empresa.

O uso de ferramentas de gestão online permite ficar livre de todo esse trabalho, terceirizando-o para uma empresa que tenha um conjunto de técnicos qualificados, certificações exigidas pelo mercado e acesso a todas as licenças que os softwares demandam, oferecendo com segurança o mesmo mecanismo que seria obtido com altos custos pelo seu negócio.

Como realizar uma boa gestão de notas fiscais?

A gestão de notas fiscais é necessária para desenvolver a sistematização dos processos tributários do negócio e permitir o controle de qualquer pagamento digital que envolva a empresa. Essa atividade engloba muito além da parte fiscal de uma corporação, atingindo os demais segmentos, como financeiro, logística e compras.

Esse tipo de documento registra e comprova as transações ocorridas em operações de compra e venda de produtos e serviços, sendo feita de modo digital desde 2008. As notas oferecem à empresa várias informações relevantes sobre as movimentações que ocorreram no aspecto financeiro, como conhecimento de saída de mercadoria do estoque, entrada de produtos e faturas emitidas.

Assim, para efetuar uma boa gestão de documentos, é necessário ter um software emissor de alta performance para dar mais dinâmica ao negócio e permitir um armazenamento seguro das notas fiscais eletrônicas. Lembre-se de que a empresa é obrigada a armazená-las por cinco anos, além de ter transparência no controle fiscal para facilitar os processos de correções e estar em dia com o aspecto tributário, garantindo a segurança, além de muitos outros benefícios da nota fiscal eletrônica.

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