Como funciona o sistema de gerenciamento de pedidos (OMS) no e-commerce

Contar com um sistema de gerenciamento de pedidos (OMS) no e-commerce é garantia de sucesso para seu negócio. Saiba o que levar em conta na hora de escolher a melhor solução.

Que a logística omnichannel vem se tornando essencial para uma ótima experiência online, já não é um segredo. A velocidade de entrega é um dos grandes desafios que varejistas enfrentam em todo o mundo e as expectativas dos clientes são cada vez mais elevadas – a ponto de fazer com que a entrega no mesmo dia seja um fator de fidelização às marcas. 

Entregas rápidas, porém, pressionam os custos. Considerando que a logística de última milha representa mais da metade dos custos logísticos totais e que o brasileiro tem a cultura do frete grátis (mais de 40% dos pedidos são feitos para aproveitar esse serviço, mesmo com prazo mais longo), é muito difícil repassar esse custo para o consumidor. 

Portanto, é preciso ser extremamente eficiente na operação logística para manter os custos sob controle. É onde entra em cena o OMS (Order Management System): uma solução que gerencia o ciclo de vida dos pedidos para otimizar o uso dos estoques e fazer a entrega mais barata possível dentro dos limites de tempo impostos pelos clientes. 

Um sistema de gerenciamento  de pedidos (OMS)  faz o rastreamento das informações e processos de negócios, incluindo a entrada dos pedidos, gestão dos estoques, processos de fulfillment e pós-entrega. Nessa jornada, ajuda a empresa a organizar e automatizar a logística, a partir de regras de negócios e considerando a disponibilidade de estoque no Centro de Distribuição e em cada loja física da rede. 

Como funciona a jornada de um sistema de gerenciamento de pedidos (OMS)?

Quando um pedido é feito e o prazo de entrega é escolhido pelo cliente, um processo automatizado é disparado no OMS. É o sistema de gestão de pedidos que vai decidir, com base na posição de estoque de cada local, nas características de entrega e no prazo definido pelo consumidor, se o pedido será expedido da loja mais próxima, do local com custo mais baixo ou se itens serão movidos de uma loja para outra para atender à demanda. 

Essa decisão também leva em conta fatores como o modelo de delivery (na casa do cliente ou retirada em loja?), o tempo de entrega, o nível de estoque em cada localidade e até mesmo fatores como o trânsito e o valor cobrado pelas transportadoras. 

Os sistemas de gerenciamento de pedidos (OMS) no e-commerce centralizam todos os pedidos dos clientes, não importa em que canal eles tenham sido recebidos ou como serão entregues. Essa integração também ajuda outras áreas de negócio, como atendimento ao cliente, CRM e contabilidade, a funcionar com mais eficiência, pois leva o negócio a trabalhar com informações consolidadas. 

Vantagens para o seu negócio com sistema de gerenciamento de pedidos (OMS)

Com a expansão do e-commerce, os sistemas OMS se tornam cada vez mais importantes. Eles ajudam as empresas a atender às expectativas dos clientes por agilidade, flexibilidade e baixo custo de entrega, além de facilitar a consolidação de pedidos que venham de vários lugares diferentes – assim, o cliente não precisa necessariamente receber vários pacotes que fazem parte do mesmo pedido. 

Pensando de forma estratégica, o uso de um sistema de gerenciamento de pedidos (OMS) facilita o uso de novos canais de venda no futuro. Se uma certa rede social passar a ser um canal relevante de compras, basta integrá-la ao OMS para que os pedidos gerados nesse canal aproveitem toda a infraestrutura de automação e entrega já estabelecida. Com isso, o negócio pode crescer mais rapidamente e manter a eficiência em novos canais de venda. 

Uma solução OMS no e-commerce oferece uma série de vantagens para o varejo, tais como: 

Ganhos na gestão de estoque

Com o uso de um OMS, o varejista tem mais visibilidade de suas vendas, o que permite otimizar os níveis de estoque para evitar excessos e movimentar os produtos para as localidades onde haverá mais possibilidade de saída (o que reduz o tempo de delivery). Uma visão consolidada de toda essa estrutura evita custos elevados ou a perda de uma venda porque o estoque está dividido em muitos lugares. 

Segurança no uso de dados 

Uma vez que a mesma informação é usada em todas as áreas de vendas e nos processos de fulfillment, é preciso digitar menos informações, reduzindo o potencial de erros e inconsistências. 

Visibilidade da informação 

Um sistema de gerenciamento de pedidos (OMS) também facilita a visualização e o rastreamento de pedidos ao longo das áreas da empresa, o que traz ganhos para o atendimento ao cliente. O próprio consumidor pode, no limite, ter acesso às informações do OMS para acompanhar o status de seu pedido, o que traz mais confiança na marca do varejista. 

Análise de informações 

Os dados coletados pelo OMS podem ser utilizados para a tomada de decisões, uma vez que o sistema identifica padrões de vendas, monitora os KPIs considerados importantes pela empresa e ajuda na previsão das vendas e dos níveis de estoque. 

Nem tudo são flores

É preciso fazer o alerta: como tudo que se refere à tecnologia, existem desafios a serem superados para que o OMS funcione perfeitamente. Alguns dos principais problemas que devem ser enfrentados pelos gestores para fazer com que esse sistema traga todo o ganho possível são: 

Falta de integração

Para funcionar bem, o OMS precisa estar conectado a outras áreas do negócio. A integração com o CRM, com a gestão financeira, com os sistemas de supply chain e com outras soluções corporativas traz um grande ganho de eficiência aos processos de negócios e ao atendimento ao consumidor. 

Adoção parcial

Ao passar a utilizar um OMS no e-commerce, o ideal é que a empresa o faça completamente. Adotar parcialmente a solução fará com que parte das tarefas que garantem o sucesso do omnichannel não esteja automatizada. Se os níveis de estoque não estiverem integrados em tempo real, por exemplo, aumenta a possibilidade de erros e de custos adicionais para resolver os “buracos” deixados. 

Além disso, o OMS traz grandes ganhos gerenciais, com relatórios em tempo real e dashboards. Ignorar esse potencial é deixar de lado a possibilidade de crescer mais rápido e de conquistar mais clientes. 

Falta de configuração

Provavelmente, você vai querer que colaboradores de várias áreas acessem o OMS para obter informações. Adote uma plataforma em que seja possível customizar o acesso aos dados e a relatórios, para manter a privacidade das informações e, mesmo assim, permitir que os times trabalhem bem. 

A escolha de um sistema de gerenciamento de pedidos OMS é uma decisão importante, que fará seu negócio ter uma gestão mais assertiva, eficiente e produtiva. O Linx eMillennium é um sistema especializado em Omnichannel, e possui um módulo exclusivo para acompanhamento do negócio através do conceito BPM (Business Process Management) garantindo o gerenciamento completo dos seus pedidos, desde a realização até a entrega. O Linx e-Millennium atende desde startups até grandes e complexas operações multicanal, tendo como premissa a flexibilidade e a fácil integração com todo o ecossistema, garantindo o melhor gerenciamento dos negócios. 

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