Descubra agora como fazer uma gestão de notas fiscais eficiente!

Você provavelmente já sabe que o sistema tributário brasileiro é um dos mais caros e complexos do mundo. Isso torna a vida do empreendedor um pouco mais complicada por conta das obrigações fiscais e toda a burocracia que a acompanha. A boa notícia é de que já existem tecnologias no mercado capazes de efetuar uma gestão de notas fiscais de modo simplificado e mais eficiente.

As notas fiscais são documentos que atestam uma transação comercial de qualquer natureza, indicando os detalhes sobre os produtos ou serviços que envolvem essa transação, além, é claro, dos seus respectivos tributos.

Mas como realizar todos estes processos de gestão de modo mais rápido e efetivo? Se você não tem muito tempo para cuidar da burocracia do seu negócio continue a leitura e veja como deixar sua gestão de notas mais eficiente!

Qual é a importância da gestão de notas fiscais?

Apesar de parecer que as notas fiscais só trazem trabalho extra para a empresa e nenhuma vantagem, isso não é a verdade. Esse tipo documento serve como uma garantia de que a empresa prestou um serviço ou vendeu algum produto e recebeu um valor em troca, além de ser uma boa opção como indicador de desempenho.

Além disso, esse documento também atesta que essa operação foi devidamente registrada para que seja feito o pagamento e posteriormente, seja pago os impostos conforme exigido legalmente.

Deste modo, caso a empresa seja abordada pelo Estado para qualquer atividade de fiscalização, é possível indicar todas as notas da empresa a fim de evitar multas e demais penalidades. Por isso, indiferente do objetivo final, é importante armazenar e manter em ordem todas as notas emitidas pela empresa e pelo período legalmente válido.

Como garantir uma gestão fiscal eficiente?

Manter as rotinas fiscais em ordem é fundamental para otimizar o tempo da equipe contábil, além de oferecer tranquilidade quanto às obrigações fiscais com o governo. Para que todos os mecanismos funcionem de modo adequado é importante estar atento a alguns pontos.

Contar com o apoio do seu contador

A melhor forma de resolver qualquer tipo de problema é contar com o apoio de algum especialista no assunto. Neste caso, a equipe contábil pode oferecer as melhores orientações sobre quais os procedimentos corretos, prazos e obrigações.

Também é importante definir um único membro da equipe que será responsável pelas notas, dado que é um volume considerável de tarefas.

Deste modo é necessário ao menos um encarregado para este fim, podendo ou não ter auxiliares, conforme a necessidade e complexidade das operações envolvidas.

Utilizar a tecnologia a seu favor

A gestão de notas envolve muitos processos, como a emissão, a contabilização dos tributos, o arquivamento adequado e o envio da versão digital para os clientes. Realizar todas estas tarefas sem cometer erros é praticamente impossível, principalmente se tratar de uma empresa de médio ou grande porte. Entretanto, um sistema de gestão é indispensável mesmo para um volume menor de notas emitidas, pois o intuito é evitar problemas com o fisco ou cometer erros com os clientes.

Ficar de olho no prazo do Fisco

Uma boa gestão de notas permite acompanhar de modo seguro o fluxo de notas e seus respectivos tributos para que a empresa esteja em dia tanto com suas responsabilidades quanto às regras fiscais. Cabe também apontar a importância de observar a legislação vigente em seu segmento. Muitas áreas têm incentivos fiscais que podem contribuir muito para melhorar os resultados, assim, vale o trabalho de buscar mais informações referentes a isso.

Quais as vantagens de efetuar uma boa gestão de notas?

Uma gestão eficiente pode impactar diretamente o resultado da empresa por meio da prevenção de multas e erros fiscais, favorece os colaboradores e reduz as perdas financeiras e contábeis, além de ser bom para os clientes que têm transparência e confiabilidade no seu processo de compra. Deste modo, ao seguir as orientações listadas é possível otimizar gestão de notas fiscais de sua empresa e torná-la mais dinâmica e eficiente.

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