Como a automação financeira elimina a conferência manual de boletos em pequenos comércios

Acompanhar o fluxo financeiro diário do comércio é essencial para a saúde financeira do negócio – mas é impossível fazer isso do jeito certo sem usar tecnologia para auxiliar na automação financeira do seu pequeno comércio. 

Em todo o varejo, existem atividades que acontecem nos bastidores e fazem uma enorme diferença na eficiência e produtividade do negócio. Lidando com milhares de produtos, de dezenas ou centenas de fornecedores, todo varejista, do pequeno ao grande, tem a ganhar com o uso de tecnologia no dia a dia. Um bom exemplo é a automação financeira. 

Também conhecida por conciliação bancária, a conciliação financeira consiste no acompanhamento do fluxo de valores dentro de uma empresa, desde o momento em que um pagamento é feito (ou um recebimento acontece) até sua entrada na conta bancária da empresa. Fazer essa verificação das movimentações financeiras de um negócio parece simples à primeira vista, mas, em um setor que vive de margens apertadas e depende de eficiência, um recebimento que não entra na conta ou um pagamento que não é feito têm um impacto importante. 

Por isso, toda atenção é necessária para evitar erros na conciliação financeira dos pequenos comércios – e contar com soluções que automatizam esse processo gera um ganho relevante. Fazer a apuração das entradas e saídas da conta bancária, todos os dias, é essencial para identificar e analisar qualquer dado que não esteja correto. Esse nível de precisão é especialmente crucial para atender às demandas rápidas e variadas dos clientes que buscam uma experiência de compra ágil e eficiente, características fundamentais desse mercado. 

A conciliação se torna ainda mais importante com a digitalização do varejo, que aumentou a quantidade de meios de pagamentos disponíveis. Hoje em dia, um pequeno comércio precisa acompanhar a entrada de pagamentos via cartão de crédito, cartão de débito, dinheiro, Pix e carteiras digitais, se relacionando com dezenas de empresas de pagamentos – cada uma com suas políticas, prazos e processos. 

Vantagens para o pequeno comércio 

A conciliação e automação financeira traz uma série de benefícios para o pequeno comércio, como fazer o gerenciamento correto do fluxo de caixa, especialmente quando a venda e o recebimento do pagamento não acontecem no mesmo momento. Um bom exemplo são as transações com cartão de crédito, em que os recursos são creditados depois de um período. É necessário fazer o reconhecimento de cada valor recebido para evitar perdas no negócio e dificuldades financeiras ao longo do tempo. 

Entre as principais vantagens estão: 

1. Mais controle sobre as vendas 

Em pequenos comércios, onde a rotatividade de produtos é alta e as vendas são frequentes, não ter controle sobre os valores vendidos e recebidos é prejuízo certo para o negócio. Ao longo do tempo, o acúmulo de valores em aberto gera dificuldades financeiras, impactando o fluxo de caixa e estrangulando o negócio. A conciliação financeira permite identificar pagamentos não recebidos (ou não realizados) e, assim, realizar as devidas correções e cobranças. 

2. Cumprimento de prazos e o fim da conferência manual de boletos 

A conciliação e automação financeira ajudam o pequeno comércio a realizar ajustes na gestão, pois exigem que os dados que entram e saem do caixa sejam contabilizados. Como a conciliação também alerta sobre as contas a pagar, diminuem os casos de atraso e o pagamento de juros e multas. O uso de soluções tecnológicas que automatizem a conciliação faz com que esse processo seja ainda mais eficaz. 

Outro exemplo é a conferência manual de boletos, uma tarefa que costuma ser uma das atividades mais tediosas e propensas a erros, além de acumular papéis impressos, que podem levar a uma desorganização geral. E, com a tecnologia, esse processo automatizado leva a um caminho mais eficiente e seguro. 

3. Aumento da segurança financeira 

Lojistas que não realizam a conciliação podem ter perdas financeiras e prejudicar o andamento do negócio, sem nem mesmo identificar a fonte dos problemas. Quem faz a conciliação financeira consegue identificar os gargalos na operação e resolvê-los, impactando diretamente a saúde financeira do varejo. 

4. Aumento de lucratividade 

Quem tem conhecimento sobre as finanças da empresa tende a melhorar seu planejamento e consegue desenvolver ações comerciais, de marketing e vendas mais eficientes para aumentar suas vendas. A conciliação financeira se torna, assim, uma ferramenta de controle que ajuda o negócio a escalar de maneira saudável. Soluções que atualizam diariamente os lançamentos pagos, recebidos e em aberto permitem que os gestores controlem melhor suas ações e tenham visibilidade sobre a saúde financeira do negócio. 

Como fazer a conciliação e automação financeira? 

A conciliação financeira em mercados de proximidade pode ser desafiadora devido à natureza rápida das operações e à variedade de meios de pagamento utilizados pelos clientes. Enquanto poderia ser feita manualmente, o uso de soluções tecnológicas é altamente recomendado para otimizar o processo e garantir maior precisão.  

1. Manutenção de registros diários 

O acompanhamento diário das entradas e saídas financeiras minimiza o risco de perdas financeiras. Parte desse processo é o registro e preservação dos comprovantes de todas as transações, como aqueles gerados por maquininhas no momento da venda, recibos de pagamento de contas e comprovantes de transações digitais. 

O cuidado de registrar todos os comprovantes serve como garantia quando erros ocorrerem, evitando dores de cabeça para a gestão ou o pagamento indevido de multas. Outra vantagem é facilitar a realização de auditorias no negócio. 

2. Acompanhamento das taxas pagas 

Como a conciliação financeira confronta os dados de todas as vendas realizadas nos diversos meios de pagamento com os valores recebidos (após o pagamento de taxas e encargos bancários), ela se transforma em uma oportunidade para investigar cobranças indevidas ou identificar oportunidades de renegociação de taxas com operadoras de cartões. 

3. Controle do fluxo financeiro 

A conciliação bancária é um instrumento de controle do fluxo financeiro. Como esse processo verifica se todas as transações foram feitas corretamente e se as taxas e encargos foram cobrados de forma exata, é possível identificar qualquer problema ou inconsistência contábil. Dessa maneira, a conciliação tem um importante papel de evitar erros na operação do negócio. 

Como a tecnologia pode ajudar na automação financeira? 

A conciliação financeira pode ser usada como uma ferramenta estratégica, seja para identificar quais meios de pagamento são preferidos pelos clientes, para criar políticas de incentivo para o público ou para renegociar tarifas e taxas com as instituições financeiras. Os processos de conciliação se tornam muito mais simples, baratos e seguros quando se há uma automação financeira, utilizando soluções tecnológicas de ponta para automatizar as atividades diárias dos pequenos comércios 

Como o cuidado com o fluxo financeiro deve ser constante, é preciso fazer um acompanhamento diário – o que se torna muito difícil, caro e sujeito a erros se feito de forma manual. Investir em um sistema de conciliação financeira contribui para a redução de custos, digitalização dos processos e aumento da eficiência das atividades do comércio. 

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