Cadastro de produtos em farmácia: 5 dicas para manter a eficiência

Como todos sabemos, a organização é parte fundamental da agilidade de uma farmácia. Por isso, neste conteúdo especial sobre o tema, vamos listar as melhores dicas para o cadastro de produtos na sua operação.

O nosso objetivo é contribuir diretamente para a otimização do seu estoque, tornando a navegação mais ágil e incentivando uma categorização fluida e intuitiva, que facilite a rotina dos colaboradores. Acompanhe!

As 5 melhores dicas de organização para o cadastro de produtos

De uma maneira geral, sob o ponto de vista da gestão do estoque, farmácias são estabelecimentos desafiadores. Afinal de contas, o seu sistema de organização deve ser capaz de lidar com um grande número de itens, segmentados por categorias, finalidades e públicos.

Soma-se às dificuldades o fato de que boa parte dos produtos apresenta nomes complexos, o que tende a atrapalhar a pesquisa e identificação por colaboradores inexperientes.

Todas as dicas abaixo buscam otimizar a gestão do estoque, estimulando a adoção de uma estratégia padronizada para a categorização e pesquisa dos itens no sistema. Assim, a navegação se torna mais previsível, e a operação, mais eficiente. Agora, vamos às dicas!

1. Padronize as descrições

Independentemente de o cadastro ser feito no portal online ou no seu sistema de controle e gestão, as descrições devem seguir um padrão previamente definido, destacando características pontuais do produto sem utilizar de nenhum artifício criativo no campo de observação.

O objetivo é agilizar a elaboração desses textos, tornando o cadastramento mais mecânico, rápido e previsível. Por meio de uma boa descrição, se consegue resumir a proposta da mercadoria, facilitando a descoberta de produtos durante uma pesquisa rápida no sistema, o que passa a ser feito de maneira padronizada e objetiva.

2. Indique seções e alternativas

Como você sabe, o layout de uma farmácia é feito para guiar o cliente entre compras em potencial, uma estratégia de posicionamento empregada pelos supermercados há muitos anos. Em nossa visão, essa mesma inteligência deve estar presente no seu cadastramento.

Isso pode ser feito ao criar rótulos no cadastramento do produto, atribuindo a ele a seção na qual estará posicionado no layout físico da drogaria. Isso tende a facilitar a localização dos itens, agilizando o atendimento e satisfazendo os consumidores.

Além disso, o cadastramento pode apontar variações de um determinado produto. Assim, o próprio sistema apresenta soluções em potencial para o atendente, que, na ausência do item procurado, conseguirá oferecer uma boa alternativa ao cliente.

3. Categorize os produtos

Além de atribuir ao item uma seção na loja, é muito importante categorizar os produtos internamente, pois isso adiciona um filtro que pode ajudar os colaboradores na navegação pelo sistema. A categorização pode considerar detalhes como finalidade do produto, restritividade de venda e, até mesmo, a classificação gerencial.

Esse último é um detalhe importante. Em muitas drogarias, alguns produtos podem receber códigos específicos, por dependerem de diferentes modalidades de receita, que sofrem formas variadas de tributação. Isso facilita na hora de integrar os resultados do sistema à gestão financeira do negócio.

4. Relacione termos de busca

Novamente, um detalhe fundamental tanto para o site da sua drogaria como para o seu sistema interno. Algo crucial para a percepção de qualidade no atendimento farmacêutico é a velocidade — leia-se: o pouco tempo necessário para que o cliente encontre aquilo de que precisa.

Para resolver a demanda do consumidor, você, obviamente, precisa de uma equipe ágil. Além disso, é importante que conte com um sistema organizado, que facilite o trabalho da equipe, em vez de torná-lo mais difícil. Portanto, no cadastramento dos produtos, é fundamental acrescentar termos de busca relacionados.

Isso significa adicionar tags como “gripe” para determinado remédio gripal ou “unhas” para um grupo de esmaltes. O objetivo final é minimizar o tempo de pesquisa necessário para que o seu colaborador ache o que está procurando.

Logicamente, isso nem sempre será necessário, pois, boa parte das vezes, o atendente trabalhará com um leitor de código de barras, facilitando o acesso ao produto a ser faturado. No entanto, quando os códigos falham ou você precisa encontrar algo pautado pela descrição do cliente, as palavras-chave cumprem seu papel.

5. Use um sistema especializado

Por último e mais importante, a contratação de um sistema especializado. Atualmente, a maioria das farmácias brasileiras opera com algum sistema digital de gestão. Afinal de contas, o estoque de uma drogaria é volumoso, complexo e muito detalhado, tornando a operação manual praticamente impossível.

No entanto, não são poucos os estabelecimentos que ainda trabalham com sistemas antigos, lentos e nada intuitivos. No longo prazo, essa deficiência tecnológica se converte em um maior tempo de espera, prejudicando a percepção do cliente sobre a qualidade dos seus serviços.

Além disso, a contratação de um sistema especializado é fundamental para a implementação de uma estratégia omnichannel. Caso não saiba, esse conceito se baseia em vários canais de atendimento, integrando as operações física e online em uma só experiência — tanto para a sua gestão como para o seu cliente.

A importância de um sistema gerencial na agilidade da sua operação

Por todos esses motivos, é fundamental adotar um sistema completo para o seu negócio, tornando todas as etapas mais rápidas, produtivas e organizadas. Felizmente, o mercado já conta com boas soluções tecnológicas especializadas no cotidiano das farmácias.

Um exemplo disso são as plataformas projetadas pela Linx. Caso não saiba, somos uma empresa de referência no desenvolvimento de softwares no Brasil. Atualmente, atendemos 45,6% do market share varejista nacional, ocupando uma liderança que atesta a qualidade das nossas soluções.

Considerando os desafios das drogarias, contamos com a suíte de sistemas Linx Farma, que apresenta soluções de gestão, meios de pagamento, plataforma de e-commerce e até mesmo conectividade e segurança cibernética. Combinadas, essas ferramentas facilitam:

• a gestão financeira completa, com interface dedicada ao acompanhamento das suas obrigações fiscais e cálculos tributários;
• o recebimento de valores por meio de todas as bandeiras de cartão;
• a conciliação bancária, que confere os volumes de vendas e recebimentos;
• a gestão de vendas de convênios, entregas, PBM e outros serviços;
• a promoção de ofertas personalizadas e programas de fidelidade;
• o controle e balanço entre pedidos feitos e recebidos;
• a administração de várias lojas simultaneamente;
• a integração com o SNGPC e muito mais!

Como você pôde ver, um bom sistema gerencial é capaz de alavancar a agilidade operacional do seu negócio, tornando a atividade mais sustentável, rápida e transparente.

Por isso, aproveitamos o momento para convidar você a conhecer as soluções que oferecemos. Muito além de otimizar o cadastro de produtos, as nossas plataformas são capazes de qualificar a experiência das suas farmácias. Converse com a nossa equipe!