Automação de processos: chave para melhorar a gestão escolar
Educação

Automação de processos: chave para melhorar a gestão escolar

A automação de processos da gestão escolar é um importante braço no crescimento de uma instituição de ensino, pois dá mais eficiência aos processos de negócios.

Segundo o Censo Escolar da Educação Básica 2022, divulgado no início do ano pelo Ministério da Educação e Cultura, houve um fortalecimento da rede privada de ensino no último ano, com um aumento de 10,6% no número de matrículas. 

As escolas precisam estar preparadas para absorver essa crescente demanda, afinal a concorrência é grande e nem sempre a briga é justa. O maior trunfo de uma instituição de ensino é manter um nível alto de qualidade, não apenas nas questões pedagógicas, mas também nos processos de gestão escolar. 

Uma das formas mais rápidas e eficientes de incrementar melhorias na gestão escolar é introduzir ferramentas tecnológicas nesse ambiente. A automação de processos de gestão aumenta a eficiência operacional, reduz a ocorrência de erros e, com isso, traz um bom ganho de produtividade. 

automação de processos

Um ambiente digitalizado e humanizado 

Se antes havia um receio sobre a capacidade das equipes absorverem os processos de tecnologia, hoje isso é superado. As pessoas são impactadas pela transformação digital em quase todos os setores da vida, o que encurta o tempo de aprendizagem das novas ferramentas tecnológicas de trabalho ou, no nosso caso, ambiente escolar. 

Outra vantagem é que as ferramentas tecnológicas para o ambiente escolar são projetadas para serem intuitivas, respeitando o perfil do mercado da educação, o que simplifica e abrevia os treinamentos das pessoas que utilizarão o sistema. 

O Sponte, sistema de gestão escolar da Linx, cobre todas as necessidades de gestão escolar, sejam pedagógicas, administrativas ou comerciais. A criação da ferramenta foi feita sob uma perspectiva humanizada, na qual as pessoas estão no centro do desenvolvimento dos recursos do software. 

Esse é um ponto a ser observado pelas instituições de ensino ao pesquisar um sistema de gestão escolar para ser adquirido: ele precisa ser um facilitador na relação das pessoas, estejam elas de dentro ou fora da escola. 

Vamos abordar quais aspectos são indispensáveis numa ferramenta tecnológica para aumentar a eficiência na gestão escolar: 

Gestão pedagógica 

A gestão pedagógica é um dos pilares de uma instituição de ensino e, por meio dele, se constrói um dos principais atrativos para o público: a metodologia de ensino. Um sistema de gestão precisa ter flexibilidade para a escola manipulá-lo dentro das necessidades de seu método. 

O sistema, além de oferecer uma boa experiência de uso para as pessoas, deve facilitar a inclusão das atividades curriculares, do currículo escolar e das diretrizes a serem seguidas pelo corpo docente. 

Gestão administrativa escolar 

A secretaria escolar é um departamento muito ativo em uma instituição de ensino. Ele concentra o manuseio e a emissão de documentos, requerimentos e uma infinidade de processos indispensáveis a uma instituição de ensino. 

O Sponte, sistema de gestão escolar da Linx, tem diversos módulos de trabalho capazes de facilitar a vida de quem trabalha na secretaria. Com ele, a emissão de históricos e declarações são facilitados, não apenas por buscar as informações de maneira automatizada no sistema, mas também por contar com a assinatura eletrônica, o que desburocratiza e agiliza muitos procedimentos. 

O sistema também facilita a matrícula online e outras regularizações que os responsáveis pelos estudantes podem providenciar pelo próprio aplicativo. 

Para resumir, as principais funcionalidades em gestão pedagógica e administrativa são: 

  • Aplicativo de Agenda Digital para os responsáveis; 
  • Emissão do boletim escolar online; 
  • Emissão de documentos eletrônicos e relatórios; 
  • Integração de canais de atendimento utilizados pela instituição de ensino; 
  • Diário de aula digital para o lançamento de notas, faltas e outras observações; 
  • Personalização de documentação escolar; 
  • Portal do aluno para acesso de informações da rotina escolar do estudante; 
  • Módulo de quadro de horário. 

Gestão financeira 

O setor financeiro é outro departamento de trabalho muito intenso dentro de uma instituição de ensino. Se as atividades são feitas manualmente, o tempo e recursos desperdiçados são muitos. Com a automação de processos por meio de um sistema tecnológico, o ganho de eficiência é notório, além de promover uma redução no índice de inadimplência das mensalidades. 

Isso se dá por meio de funcionalidades estratégicas da ferramenta: 

  • Cobrança recorrente no cartão de crédito: essa modalidade de cobrança não compromete o limite do cartão, o que aumenta a aderência a essa forma de pagamento;
  • Cobrança inteligente: o sistema dispara um aviso de cobrança por meio de e-mail e SMS para os responsáveis financeiros. Esse tipo de aviso é essencial para quem não utiliza meios automáticos de pagamento. A cobrança inteligente também tem recursos para facilitar o pagamento de mensalidades atrasadas online;
  • Emissão de Notas fiscais eletrônicas (NF-e, NFS-e, NFC-e);
  • O sistema faz a conciliação automatizada com os bancos credenciados na escola;
  • Emissão de diversas modalidades de relatórios, facilitando a tomada de decisões estratégicas para a instituição de ensino. 

Gestão comercial 

Além de fidelizar estudantes já matriculados na instituição de ensino, a escola precisa fazer um esforço ativo para trazer mais matrículas. Um sistema de gestão escolar ajuda a organizar as oportunidades de captação de novos alunos, além de acompanhar a jornada comercial de maneira eficiente. 

Importantes recursos oferecidos pelo sistema de gestão escolar da Linx, como ferramentas de CRM, formulário de contato e funil de vendas, podem triplicar o número de matrículas da escola. O sistema também oferece uma funcionalidade de monitoramento das campanhas de marketing, identificando quais formatos trazem mais oportunidades de negócio. 

O Linx Sponte é um sistema completo capaz de fazer a gestão escolar da sua instituição de ensino, impulsionando a captação de matrículas e promovendo a retenção de estudantes. Ele facilita a vida de gestores, coordenadores, corpo docente, secretaria, responsáveis e estudantes, na automação de processos e muito mais.  Venha falar com a gente!

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