Assinatura Eletrônica: conheça os benefícios para a gestão do RH!

Cada dia mais o RH tem se cercado de ferramentas tecnológicas para auxiliar sua evolução e garantir eficiência, uma delas é a assinatura eletrônica.

O setor de Recursos Humanos vem ganhando cada vez mais visibilidade dentro das empresas, uma vez que o capital humano tem sido reconhecido como o maior ativo de um negócio. O gerenciamento de pessoal é uma das principais responsabilidades do RH e encontra-se num nível estratégico, devendo concentrar grande parte dos esforços do departamento.

Por essas razões é mais que necessário implementar recursos e ferramentas que possam dar agilidade às suas operações. Um dos gargalos de tempo e agilidade no RH é a assinatura de documentos, mas que hoje pode ser resolvida pela assinatura eletrônica.

Hoje, vamos entender como ela pode ajudar, e muito, na rotina do time de RH.

O que é Assinatura Eletrônica?

A assinatura eletrônica é um meio de dar legitimidade a um documento que foi regulamentado pelo marco legal da Medida Provisória 2.200/2001-2, garantindo a autenticidade, a integridade e a validade jurídica de documentos digitais e a realização de transações eletrônicas seguras. Esse recurso marca o fim da vulnerabilidade trazida pelos documentos escaneados, que tinham tanto valor quanto uma fotocópia.

Para se ter uma ideia, a assinatura eletrônica está sob uma série de camadas de segurança como biometria, token e reconhecimento de IP – mas não apenas essas. A chancela também conta com arquivos com códigos expressos por chaves criptográficas assimétricas, o que a torna quase inviolável. Por meio dessa tecnologia, quem assina gera uma chave pública, que é utilizada para criptografar a mensagem, e uma chave privada, utilizada para sua decodificação.

Mas como a assinatura eletrônica facilita os processos de RH? 

Como usar a assinatura eletrônica no RH?

Atualmente, a assinatura eletrônica é considerada como um dos recursos mais importantes na gestão de RH e já está estabelecida na grande maioria das empresas. Com ela, o controle de documentos que envolvem o colaborador acontece de maneira segura, permitindo um armazenamento centralizado e confiável.

Cada procedimento desempenhado pelo RH, seja com colaboradores, parceiros ou fornecedores, envolve uma série de documentos e essa escala é ainda maior a depender do porte da empresa. Com isso, o tempo empenhado a confirmar informações, analisar documentos e aguardar o período para a realização de assinaturas e autenticação cartorárias se torna um entrave para o setor como um todo.

Vale salientar que existem softwares que beneficiam ainda mais o setor de RH ao embarcar a assinatura eletrônica. O Linx Humanus, por exemplo, permite a geração dos documentos no sistema, compartilha-os em uma fila digital e para que as pessoas envolvidas possam colocar suas assinaturas digitais. Em seguida, armazena-os para futuras consultas.

Muitos desses documentos devem ficar armazenados por diversos anos. Isso serve para processo admissional, férias, licença e outros tipos de registro. Vale destacar que o armazenamento acontece na nuvem e com regras de permissão por login de funcionário, ou seja, esse conteúdo sigiloso só será acessado por pessoas autorizadas.

Se o ganho de tempo já parece bom o suficiente, a assinatura eletrônica traz outros benefícios para o RH.

Quais outros benefícios do uso da assinatura eletrônica?

É muito importante que as empresas entendam que há inúmeros benefícios trazidos por ferramentas tecnológicas. A assinatura eletrônica e a gestão digital de documentos facilitam a contratação de pessoas e o fechamento de negócios com parceiros e fornecedores de RH.

Com quase todos os documentos sendo gerados na nuvem e assinados eletronicamente, o departamento de Recursos Humanos ganha em diversas frentes de trabalho. Vamos a alguns pontos cruciais desse processo:

 Otimização de custos

Um setor livre de documentos físicos economiza diversos insumos envolvidos em sua geração: reduz o uso da impressora e seus cartuchos de tinta ou toner (o que gera menos desgaste à máquina e menos manutenções), reduz o uso de papel (beneficiando a natureza), a geração de lixo, o espaço e móveis para o arquivo de documentos.

Associado a isso, ganha-se tempo ao poder localizar rapidamente os documentos de um colaborador, diferentemente da busca pelo documento específico no meio da papelada. Se fosse possível somar o tempo perdido procurando documentos físicos no RH, certamente esse número seria surpreendente.

Agilidade

Muitos documentos de RH são editados a partir de uma matriz redigida e aprovada previamente pelo departamento jurídico. Com essa matriz no sistema, basta realizar a substituição dos dados variáveis para gerar o novo documento, colocá-lo na fila digital dos responsáveis e aguardar as assinaturas eletrônicas.

Esse processo tem ainda mais uma camada de eficiência, pois dispara para o próximo na fila um alerta eletrônico para avisar a necessidade de sua assinatura. A assinatura eletrônica reduz substancialmente o tempo de fechamento de contratos do departamento de RH, liberando os profissionais para outras demandas.

Processos centralizados

Os documentos de RH seguem um fluxo mais integrado, lógico, seguro e organizado por meio da solução de assinatura eletrônica. A gestão de documentos digitais dentro do RH permite a padronização de registros e de armazenamento, ajudando a dividir acessos e responsabilidades de maneira direcionada. Dessa forma, evita falhas, acessos indevidos e até mesmo fraudes. Lembramos que as informações e documentos sob a tutela do RH são sigilosas e, portanto, devem ser tratadas com muito rigor.

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