Agenda digital escolar: solução para melhorar a comunicação e organização

A falta de uma comunicação ágil e centralizada é a dor de muitas instituições de ensino, mas adotar uma agenda digital escolar pode ser a solução. 

Estabelecer e manter uma boa comunicação é essencial para garantir o funcionamento eficiente de qualquer instituição de ensino – na verdade, de qualquer negócio. Se pensamos em todas as relações estabelecidas dentro do universo educacional (administração escolar, professores, estudantes e seus responsáveis), entendemos a seriedade da comunicação e seu impacto para o sucesso das instituições de ensino. 

Além disso, a instituição tem uma carga grande de trabalho e cada função tem particularidades muito específicas, demandando tempo, atenção e recursos para executá-las. O mercado de tecnologia, atento a esse gap, cria e disponibiliza soluções capazes de trazer mais eficiência e assertividade para a comunicação, melhorando consideravelmente o uso do tempo na gestão escolar. Uma dessas ferramentas é a agenda digital. 

Quando a execução das tarefas é manual, a comunicação se torna mais lenta e burocrática, aumentando a probabilidade de atrasos e erros. Como consequência, pequenos prejuízos ocorrem pontualmente, mas, quando somados ao final de um determinado período, têm um grande impacto. 

Ao utilizar os recursos disponibilizados pela agenda digital escolar, a comunicação passa a ser realizada de forma muito mais inteligente e rápida, chegando a quem precisa quase em tempo real. 

Neste artigo, vamos abordar os benefícios da agenda digital escolar em cada uma das dores de comunicação das instituições de ensino. 

A comunicação precisa ser centralizada 

Uma instituição de ensino pode ser vista como um local de aprendizagem e vivências, mas essa é apenas uma parte do que acontece nesse lugar. Para tudo funcionar bem, há um tráfego gigante de informações e dados em forma de documentos de matrícula, lançamento de notas e faltas, geração de boletos de pagamento, além da própria administração de pessoal. 

Focalizando a gestão escolar, há ainda a responsabilidade de manter os alunos ou seus responsáveis informados sobre a situação educacional de cada estudante. Em outra via, a administração escolar atende às solicitações recebidas, isso tudo sem parar nenhum processo. Qualquer erro pode ser suficiente para gerar uma crise de confiança e, até recuperá-la, leva-se tempo. 

A adoção de um software com agenda digital é fundamental para centralizar as informações e distribuí-las de maneira rápida e eficiente. E se ainda assim acontecer algum erro, é possível corrigi-lo muito mais rapidamente do que em uma comunicação manual, como um bilhete colado na agenda física do estudante. 

Os pontos de comunicação mais sensíveis resolvidos pela ferramenta são: 

Comunicados

A funcionalidade de comunicados dentro do aplicativo de agenda digital garante o envio imediato e simultâneo de informações importantes para a comunidade escolar. Seja no grupo de professores ou responsáveis, a comunicação chega de maneira segura e precisa. Aqui, as notificações criam mais uma camada de atenção para que a mensagem seja lida. 

Calendário de eventos 

Como o calendário de eventos também é centralizado no aplicativo e fica disponível na agenda digital, os responsáveis ficam cientes das datas de atividades, período de recesso, feriados e outras informações importantes. Há também a funcionalidade de confirmação de presença, caso o evento necessite desse nível de controle. 

Diário infantil 

Dentro da agenda digital é possível acompanhar a rotina da criança por meio de informações inseridas pela instituição. O software permite a inclusão de texto, fotos e vídeos. 

Notas e faltas 

Se antes os responsáveis precisavam solicitar, por requerimento escolar, o controle de frequência do estudante, hoje, de forma prática por meio de um aplicativo, é possível visualizar as faltas e também as notas de atividades do aluno. 

Chat 

O aplicativo também disponibiliza um canal direto e simplificado de chat para facilitar a comunicação entre os responsáveis e a escola. Ele é acessado em tempo real, dentro do horário de funcionamento da instituição de ensino. A ferramenta de chat também admite a criação de grupos que atendam o interesse das pessoas daquela instituição específica. E essa é uma camada de segurança adicional: o chat consegue filtrar as pessoas que são da comunidade escolar, evitando o uso por pessoas desconhecidas. 

Financeiro 

A agenda digital também ajuda a pessoa a não esquecer a data de vencimento da mensalidade. A ferramenta permite a automação de notificações eletrônicas sobre datas de vencimento e cobrança, além do envio de link de pagamento por SMS, e-mail ou WhatsApp. Além disso, o app se integra com uma funcionalidade de pagamento recorrente, que debita a mensalidade diretamente no cartão de crédito sem comprometer o limite do cartão. 

Secretaria Escolar 

A tecnologia de gestão escolar tem funcionalidades que integram as informações de administração escolar com o portal dos alunos, de maneira centralizada e imediata. Todos os dados lançados no sistema são atualizados automaticamente no aplicativo e inseridos como forma de aviso na agenda digital, quando pertinente. Neste caso, as notificações necessárias são disparadas automaticamente para os dispositivos eletrônicos da comunidade escolar. 

A boa comunicação é capaz de trazer os responsáveis pelos estudantes para a conversa, facilita o trabalho das equipes e traz mais tranquilidade nas relações com a comunidade escolar. Uma agenda digital, com notificações automatizadas para serem enviadas por meio do aplicativo, facilita o fluxo da informação e estimula o engajamento entre instituição e responsáveis. 

O uso da tecnologia no setor educacional já é uma realidade e nós, aqui da Linx, temos as melhores soluções parar facilitar essa mudança. Venha falar com a gente!