A transformação na admissão digital do varejo
Recursos humanos

A transformação na admissão digital do varejo

A contratação de um colaborador é um processo longo e burocrático, mas que pode ser otimizado com segurança a partir da admissão digital.

Quando falamos em transformação digital, dois aspectos devem ser considerados: o cultural e o tecnológico. Ambos precisam caminhar alinhados para que os resultados da empresa sejam eficientes e duradouros. Se as pessoas não confiam ou não acreditam na tecnologia, atrasarão as mudanças propostas. Se as pessoas desejam a transformação, mas a empresa não quer empenhar recursos para promover a digitalização, haverá frustração na equipe.

Se a empresa não tem condições de realizar a migração para o digital como um todo, o melhor é fazer aos poucos, iniciando por departamentos que lidam com procedimentos de grande recorrência, como é o caso dos Recursos Humanos. Mas é preciso fazer esse processo com empresas de alta confiabilidade, pois é essencial que o RH esteja alinhado com as leis trabalhistas e de proteção aos dados das pessoas.

Uma das etapas mais complexas dentro do RH, e que pode ser altamente beneficiada com a transformação digital, é a admissão. Para o público comum, falar em admissão pode se resumir apenas à assinatura do contrato, mas ela começa com algumas muitas etapas antes, lá no recrutamento.

Tradicionalmente, a admissão é um processo longo e burocrático. Geralmente, ele é impactado por diversos fatores externos (desde uma pessoa que falta à entrevista até o prazo solicitado por outras instituições envolvidas para a emissão de documentos), dificultando o andamento de outras demandas do departamento pessoal.

Felizmente, a Medida Provisória 2200-2/2001 regulamentou o uso de assinaturas eletrônicas, transações eletrônicas e garantia de autenticidade de documentos. Essa medida foi essencial para iniciar o processo de admissão eletrônica de maneira correta e sem risco de processos trabalhistas.

admissão digital

Como é a admissão digital?

Grande parte do processo de admissão eletrônica passa por ferramentas tecnológicas, como o uso de uma plataforma de vídeo conferências e software de Recursos Humanos. Empresas que optaram pela digitalização do processo relatam ganho de eficiência, praticidade e rapidez em todos os pontos da admissão. Podemos afirmar com propriedade, já que aqui na Linx, o ecossistema Linx Humanus foi licenciado para mais de 2 mil clientes com sucesso.

Uma das grandes vantagens de optar pelo licenciamento de software é que há uma considerável redução de custo, uma vez que todas as atualizações do software fazem parte do pacote, além de dispensar a infraestrutura de tecnologia da informação, uma vez que o armazenamento é feito na nuvem.

No caso do software de RH, os documentos e as informações da admissão ficam armazenados no servidor da empresa contratada, sendo consolidados e disponibilizados em uma rede acessada por login e senha. No entanto, as leis trabalhistas ainda exigem o armazenamento físico de alguns documentos considerados obrigatórios. Nessa categoria estão os atestados de saúde ocupacional, admissionais e demissionais. Mesmo assim, as empresas optam por tê-lo também em versão digital para visualizar o processo completo de cada pessoa contratada dentro da solução.

A solução Linx Humanus preserva todos os dados e documentos seguros por meio de criptografia avançada e armazenamento na nuvem. A plataforma observa e cumpre todas as exigências da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).

Vantagens do processo de admissão digital

Tanto o RH quanto a pessoa aprovada no processo seletivo são beneficiados com a agilidade e assertividade da admissão digital. Aqui, o setor de Recursos Humanos envia um link para a pessoa começar a preencher informações e anexar os documentos admissionais necessários para compor o cadastro. Essas informações ficarão centralizadas sob o número de matrícula do contratado e, daí para frente, todo o histórico dessa pessoa poderá ser acessado facilmente e rapidamente pelo RH.

Esse processo pode ser realizado em qualquer dispositivo com acesso à internet, seja smartphone, tablet ou laptop, dispensando o comparecimento da pessoa ao RH. O departamento pessoal pode personalizar a ferramenta para evitar que a pessoa inicie o trabalho sem que todos os documentos obrigatórios, como o exame admissional, sejam colocados no sistema.

Ao final do processo, a pessoa contratada faz a assinatura eletrônica do contrato e seu contato entra em uma esteira automatizada, na qual os departamentos interessados são notificados e podem dar o aceite eletronicamente. Outra automação que pode ser personalizada é de orientações não descritas no contrato, como as datas de treinamento.

Isso diminui consideravelmente as falhas e gaps de informação, tanto do lado da empresa quanto da pessoa contratada.

A centralização dos documentos e integração das informações desafoga os profissionais para se dedicarem a questões estratégicas, como atualizar treinamentos, analisar o clima organizacional, fortalecer a cultura empresarial e outras frentes na gestão de pessoas capazes de tornar o negócio mais eficiente, benéfico e lucrativo.

Uma gestão de RH inteligente prioriza as pessoas

Muitos profissionais temem a perda de suas posições dentro da empresa por conta da digitalização dos processos, quando na verdade o objetivo é utilizar melhor os talentos de Recursos Humanos. Utilizar um software de gestão libera os profissionais de RH para aplicar o máximo de seus conhecimentos analíticos e estratégicos para formar grandes equipes e ajudar a agregar competências às pessoas contratadas, além de apresentar relatórios mais críticos e inteligentes para o alto escalão.

A solução da Linx, o Linx Humanus, descomplica a rotina do RH, automatizando tarefas puramente burocráticas e passíveis de erro. Nosso ecossistema consolida todas as informações das pessoas, agiliza os acessos às informações, emite relatórios para tomadas de decisão assertivas, aumenta a segurança dos dados e evita riscos trabalhistas desnecessários – uma vez que nenhuma informação se perde no caminho e é possível agir rapidamente antes de possíveis crises com as pessoas contratadas.

Conheça todos os detalhes da solução e entre em contato com a gente para resolver qualquer dúvida!

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