4 funcionalidades indispensáveis em um software de gestão de clínicas

O apoio de software de gestão de clínicas especializados pode trazer mais produtividade e otimização de tempo. Saiba como escolher!

Quem olha uma clínica ou consultório médico de longe, muitas vezes não imagina o trabalho de gestão envolvido nessa categoria de empresa. Para as consultas e exames se encaminharem bem, há uma série de detalhes administrativos constantemente realizados numa rotina diária. Tudo isso acontece paralelamente às consultas.

Muitas clínicas ou consultórios ainda lidam com grande quantidade de papéis, agendas físicas e planilhas. Em plena transformação digital, há muitos softwares capazes de dar conta, com folga e muito mais eficiência, de todo esse trabalho. Os resultados logo aparecem: menos erros, mais tempo para planejar estratégias de crescimento para a empresa, mais receita e muito mais produtividade.

Para quem deseja conhecer mais sobre esse universo dos software de gestão de clínicas, preparamos um levantamento completo com as funcionalidades ideais para realizar essa tarefa. Conheça as 4 funcionalidades capazes de mudar completamente a gestão do seu negócio médico.

Avalie todos os pontos de um software de gestão de clínicas

Antes de entrar no detalhe das funcionalidades da ferramenta ideal para a gestão de clínicas e consultórios, é preciso verificar se a fornecedora de software é capaz de se adequar à estrutura atual e ao nível de conhecimento da equipe que já trabalha na empresa. 

Infraestrutura: Verifique se o software exige pré-requisitos de máquina ou se ele é operado na nuvem – o software as a service ou SaaS. Esse tipo de programa não é instalado localmente, mas operado, por meio de login e senha, no navegador ou aplicativo. Esse sistema é muito prático, pois todas as atualizações de sistema são fornecidas online e, na maioria das vezes, já estão incluídas no pacote contratado. Outra característica fundamental de softwares em nuvem é a segurança. Ter um software local é quase 100% mais inseguro do que tê-lo na nuvem. Anualmente, a saúde tem o triste crescimento de 78% em ataques e quando o sistema é local, as chances de que este ataque seja bem sucedido são, novamente, de quase 100%. 

Migração de dados: é muito importante verificar com antecedência se essa funcionalidade está disponível, para evitar dores de cabeça no futuro. Caso já utilize um software, confira se a empresa da solução atual realiza a migração do legado, para você continuar exatamente de onde parou no sistema anterior. Além de ter, também verifique a especialidade da equipe e conhecendo do tema, evitando perdas de informações que podem fazê-los ter fortes problemas com o Código de Ética e o CFM, migrações errôneas e formato da execução deste trabalho, não causando um problema para a continuidade. 

Treinamento ou Kick-off: para alinhar o conhecimento de toda a equipe sobre o uso do software de gestão de clínicas, é essencial receber um treinamento inicial prestado pela fornecedora. Fuja de empresas que se isentam da responsabilidade. No Linx ClinicWeb, além do Kick-off a equipe realiza a primeira população de dados e deixa a ferramenta pronta para uso. Afinal, receber a melhor solução para clínica e consultórios sem saber usá-la, é como cavar certo no lugar errado, o que também é errado.

 Suporte: verifique se a empresa fornecedora da solução oferece suporte e atendimento por canais fáceis de utilizar, como chat ou e-mail.

 Se a empresa fornecedora do software de gestão de clínica e consultório atender todos esses pré-requisitos, já será um ótimo começo. Agora vamos conhecer as principais funcionalidades para aumentar a organização e o desempenho de qualquer clínica.

Tudo começa no atendimento

Conciliar a agenda de pacientes nem sempre é uma tarefa fácil: há marcações, desistências, encaixes e as demandas dos profissionais de saúde. Esses e outros detalhes de controle tornam essa função desafiadora em muitos aspectos. Aqui, é onde o coração do atendimento começa a bater.

Uma das funcionalidades indispensáveis na ferramenta de gestão é o Gerenciamento de Agenda. Automatizar o envio da confirmação de consulta por meios digitais trará uma considerável otimização de tempo para a clínica ou consultório. Nesse caso, essas informações devem ser atualizadas automaticamente na agenda e a recepção deve ser notificada imediatamente.

Nesse mesmo contexto, essa funcionalidade também precisa permitir a emissão de relatórios para facilitar a tomada de decisão sobre o gerenciamento de horários.

Telemedicina

Contar com um software que permita a realização de consultas médicas à distância é essencial em tempos de transformação digital. A despeito do uso de ferramentas gratuitas ou não especializadas, a funcionalidade de telemedicina deve permitir registrar os diagnósticos, prescrições de medicamentos e outras configurações para personalizar o atendimento ao paciente. Esse tipo de funcionalidade traz segurança e agilidade para o dia a dia da clínica e adiciona profissionalismo à gestão.

 Além do mais, a Teleconsulta já representa 15% das agendas dos clientes em uma recente pesquisa, tendo uma influência de 8% na receita. Podemos afirmar que as clínicas que não estão se modernizando e oferecendo a teleconsulta, estão começando a ficar para trás.

Administração

Outra funcionalidade importante é a que facilita a administração. Verifique se o software de gestão de clínicas permite cadastrar a lista de convênios médicos e procedimentos realizados na clínica ou consultório. O sistema também deve ter níveis de acesso à ferramenta divididos por responsabilidade, para garantir a segurança das informações e evitar futuros problemas. Em recente pesquisa, mais de 60% dos vazamentos de informações, erros operacionais graves e demissões por atos chamados ilícitos só acontecem por péssimos níveis de acesso das plataformas.

Ainda dentro da funcionalidade de administração, é desejável que a ferramenta permita o cadastro de mensagens padronizadas aos pacientes, como o preparo para determinados exames e consultas. Essa automatização garante mais segurança, praticidade e diminuição de erros.

 Financeiro

Mais uma funcionalidade importante é o módulo financeiro. A atualização de guias e o gerenciamento dos lotes a serem enviados tirará uma grande sobrecarga do setor financeiro da clínica. O software deve ser capaz de distinguir o faturamento de atendimentos particulares dos atendimentos via convênio médico. Ele deve gerar baixa de título, fazer emissão de notas fiscais, gerar relatórios de fluxo de caixa e outras rotinas financeiras.  

 A contratação de um software de gestão pode mudar, para muito melhor, a rotina da clínica ou consultório médico. Para valer o investimento, porém, ele realmente precisa atender às principais necessidades da empresa.

A ClinicWeb, solução fornecida pela Linx, conta com uma expertise de 18 anos de evolução e, nesses anos todos, auxiliou no atendimento de mais de 32 milhões de pacientes. E para dar total segurança antes da contratação, oferecemos uma demonstração gratuita de tudo o que essa ferramenta é capaz de fazer. Clique aqui e agende seu horário.